Sądzisz, że analiza oczekiwań uczestników spotkań online to czasochłonne zadanie, które będzie wymagało dodatkowych nakładów budżetowych? Eksperci ClickMeeting zrobili to za Ciebie. Dzięki ankiecie, którą przeprowadzili wśród uczestników wydarzeń online, udało im się uznać ich oczekiwania i obszary, które wymagają szczególnych nakładów pracy. Na tej bazie przygotowali poradnik, który zawiera 10 rad pozwalających na tworzenie idealnych wydarzeń online.
Pobierz bezpłatny poradnik ClickMeeting 10 rad dla prezentera. Webinar idealny
Poniżej znajdziesz natomiast kilka wniosków płynących z lektury ebooka.
Nic nie rozprasza uczestników bardziej niż nieprzygotowany prezenter
Nie chodzi wyłącznie o przygotowanie merytoryczne. Brak umiejętności technicznych podważa Twoje kompetencje. Dlatego zapoznaj się z dostępnymi na platformie tutorialami oraz poradami, które znajdziesz na blogu. Poznaj platformę, z której będziesz korzystać. Sprawdź pokój webinarowy. Przetestuj możliwości, jakie oferują. Zadbaj przy tym również o dźwięk i odpowiednie oświetlenie.
Nie musisz od razu inwestować w drogi sprzęt. Wystarczy kamera w Twoim laptopie, mikrofon ze słuchawkami, lampka na biurko. Warto przy tym dowiedzieć się, jak korzystać z dostępnych urządzeń. Oto ważne wskazówki:
- Źródło światła doświetlające Twoją twarz powinno być ustawione za kamerą. W ciągu dnia wystarczy, że laptop jest ustawiony tyłem do okna. W pochmurne dni lub wieczorami możesz użyć lampki na biurko lub pomyśleć o zakupie lampy pierścieniowej.
- Jeżeli korzystasz z różnych źródeł światła upewnij się, że są tej samej barwy. Ciepła barwa, standardowo wykorzystywana w pomieszczeniach domowych nie zawsze jest dobrym rozwiązaniem.
- W jakiej odległości od kamery powinno się siedzieć? Wyciągnij przed siebie rękę – właśnie tyle powinna wynosić odległość pomiędzy Tobą a kamerą.
- Wykonaj test AV, który zajmie kilka chwil. W ClickMeeting przed startem wydarzenia masz możliwość sprawdzenia, czy Twoje urządzenia działają w odpowiedni sposób.
- W trakcie spotkania znajdź chwilę, żeby rzucić okiem na swój podgląd kamery. Dzięki temu upewnisz się, że wszystko przebiega zgodnie z planem.
Przygotuj wszystkie niezbędne pliki
Aż 31% respondentów na pytanie “Co szczególnie rozprasza Cię i/lub przeszkadza Ci w trakcie spotkań online?” odpowiedziało: Gdy osoba udostępniająca ekran nie ma przygotowanych dokumentów, które chce pokazać.
Dlaczego warto je mieć pod ręką? Po pierwsze po to, by zaoszczędzić czas uczestników i nie stracić ich uwagi. Po drugie, aby ochronić swoje poufne dane. W ClickMeeting możesz w tym celu wybrać konkretne okno, jeżeli chcesz natomiast udostępniać cały ekran zrób porządek w oknach przeglądarki. Pamiętaj, że chaos na Twoim komputerze może wpłynąć na ocenę Ciebie jako prelegenta.
Staraj się przy tym wybierać jak najbardziej angażujące uczestników sposoby przedstawiania treści. Nowoczesne platformy dają Ci w tym zakresie szereg możliwości. Warto więc je wcześniej przetestować, aby znaleźć najlepsze dla siebie i przede wszystkim Twoich odbiorców narzędzia.
Pamiętaj, że to uczestnicy spotkania są najważniejsi. Zadbaj o ich dobre samopoczucie
Jedną z rzeczy, którą możesz zastosować ,jest przedstawienie zasad obowiązujących podczas wydarzenia. Powinny obejmować np. wyłączenie mikrofonów przez osoby, które nie zabierają głosu, a także sposób zgłaszania chęci wypowiedzenia się.
Jak wskazują wyniki naszego badania, ponad połowie ankietowanych przeszkadza, gdy osoby, które nie zabierają głosu w danym momencie mają włączone mikrofony.
63% respondentów zwraca również uwagę, że szepty i inne dźwięki i hałasy są deprymujące i wpływają na odbiór wydarzenia. Natomiast “TAK” na pytanie, “czy rozprasza Cię, kiedy rozmówcy wchodzą sobie w słowo”, odpowiedziało aż 75% ankietowanych.
Jaki jest kolejny powód, dla którego warto przed spotkaniem przedstawić jasne zasady? Oczekują tego sami uczestnicy – 49% ankietowanych chciałoby, aby podczas spotkań online zaczęła funkcjonować etykieta regulująca zasady i dobre praktyki.
Na co jeszcze zwracają uwagę Twoi odbiorcy?
Warto pomyśleć o estetyce zarówno prezentacji, plików, udostępnianych materiałów, jak i swojego ubioru oraz tła. Nie zawsze musi to być garnitur. Większość prelegentów i uczestników spotkań online wybiera styl casual.
Co do tła, nie zawsze jest konieczne wykorzystywanie wirtualnego, chociaż warto pamiętać, że jest taka możliwość, jeżeli nie dysponujemy w mieszkaniu odpowiednią przestrzenią biurową z neutralnym tłem.
Jak zapraszać na webinar i dziękować za obecność?
W idealnym świecie na Twoim wydarzeniu online pojawia się tyle osób, ile wyraziło nim zainteresowanie. W rzeczywistości na webinary przychodzi znacznie mniej uczestników niż to wstępnie deklaruje. Na przykład jeśli widzisz, że masz zapisanych 500 chętnych, musisz mieć świadomość, że na samym wydarzeniu może się ich pojawić niespełna setka. To, co możesz zrobić, to intensywnie promować webinar:
- zautomatyzuj wysyłkę zaproszeń i przypomnień o wydarzeniu
- opublikuj wydarzenie na swojej stronie profilowej
- uruchom live streaming w mediach społecznościowych
Po rozpoczęciu samego wydarzenia nie zapomnij o jego nagrywaniu. Nagranie może się przydać zarówno do opublikowania na YouTube, jak również do uruchomienia webinarów na żądanie.
Co do aktywności, które warto wdrożyć po pożegnaniu się z uczestnikami wydarzenia, pamiętaj o:
- wysłaniu wiadomości z podziękowaniem
- przypomnieniu się im poprzez follow-up z dodatkowymi materiałami
- zaproszeniu na kolejne webinary.
Dzięki ClickMeeting większość tych czynności możesz zautomatyzować. W późniejszej pracy z leadami pomogą Ci dostępne na tej platformie integracje z takimi narzędziami jak Zapier, InfusionSoft czy Pipedrive.
Dobrze przemyślana strategia komunikacyjna oraz wdrożenie odpowiednich narzędzi to grunt pod zbudowanie trwałych relacji ze swoimi odbiorcami.
Kontakt z odbiorcami to najlepszy sposób na doskonalenie warsztatu
Dostosowanie się do oczekiwań odbiorców, udoskonalanie prezentacji i unikanie problemów komunikacyjnych będzie możliwe, jeżeli oferujesz uczestnikom jasne formy kontaktu. W trakcie webinarów może to być:
- sesja Q&A
- moderowany czat
- bezpośredni kontakt z uczestnikiem za pośrednictwem okna prywatnego czatu
- zaprojektowanie wydarzenia tak, aby w jego trakcie uczestnicy mieli możliwość udzielenia wypowiedzi.
Pamiętaj, że im bardziej angażujące uczestników wydarzenie stworzysz, tym większa będzie ich satysfakcja i poziom skupienia. Formy aktywizacji uczestników oraz przerywniki w postaci np. filmików również pomagają w zachowaniu uwagi.
O czym jeszcze warto pamiętać?
85% pytanych w naszym badaniu osób ceni sobie punktualność. Jeżeli miewasz problem z tym aspektem lub obawiasz się nieprzewidzianych sytuacji, które mogą zakłócić Twój plan dnia, warto przemyśleć zastosowanie webinarów automatycznych. Nagrane wcześniej wydarzenie uruchamia się bez Twojej obecności.
Nieprzewidziane i kryzysowe sytuacje mogą wydarzyć się nawet mimo skrupulatnego przygotowania. Zasada jest prosta. Kultura osobista i nieskupianie się na wpadkach. Tym bardziej, że większość uczestników nie ocenia wydarzenia przez pryzmat potencjalnych kryzysów. Profesjonalizm podpowiada, aby przeprosić za niedogodności i kontynuować wydarzenie – według danych ClickMeeting, robi tak aż 70% prelegentów.
Sprawdź jak poprowadzić webinar idealny
Wychodzenie naprzeciw potrzebom i oczekiwaniomss odbiorców to dobra zasada. Planując webinar pamiętaj, że kluczową rolę pełni zadowolenie uczestników. 10 rad dla prezentera i całą checklistę przydatną podczas projektowania spotkania znajdziesz w poradniku ClickMeeting 10 rad dla prezentera. Webinar idealny.
