jak pisa膰 e-maile

Czego unika膰 pisz膮c wiadomo艣ci e-mail?

Dagny Kurdwanowska

E-mail to dzi艣 jeden z najpopularniejszych sposob贸w komunikacji. Ale pisz膮c je, zw艂aszcza te zawodowe, pope艂niamy wci膮偶 wiele b艂臋d贸w 鈥 jakich? Zobacz, na co zwr贸ci膰 uwag臋.
Share on facebook
Share on twitter
Share on email
Share on linkedin
Share on facebook
Share on twitter
Share on email
Share on linkedin

Piszemy je codziennie

Dzi臋ki wiadomo艣ciom elektronicznym za艂atwiamy zar贸wno sprawy prywatne, jak i zawodowe. Pr贸buj膮c oszcz臋dzi膰 czas pozwalamy sobie w nich na wiele skr贸t贸w my艣lowych i rozwi膮za艅 j臋zykowych, kt贸rych w tradycyjnej korespondencji nigdy by艣my nie u偶yli. Raczej trudno wyobrazi膰 sobie w zwyk艂ym li艣cie, 偶e co艣 ma by膰 zrobione 鈥濧SAP鈥 albo 偶e 鈥濲este艣my w intaczu鈥. Mimo 偶e e-mail to szybka forma komunikacji i tu obowi膮zuj膮 pewne regu艂y. Zw艂aszcza, gdy chodzi o korespondencj臋 zawodow膮. Cz臋sto zapominamy, 偶e od tego, jakie wra偶enie zrobimy w pierwszym mailu, mo偶e wiele zale偶e膰, np. to, czy zostaniemy zaproszeni na spotkanie albo czy zainteresujemy kogo艣 produktem lub us艂ug膮.

Jakie b艂臋dy pope艂niamy najcz臋艣ciej? Oto trzy najpopularniejsze:

1. Na dzie艅 dobry i do widzenia

Jak zacz膮膰 e-mail do kogo艣, kogo nie znamy? Tocz膮 si臋 o to za偶arte dyskusje od lat. Wiadomo ju偶, 偶e 鈥濿itam鈥 b臋dzie niefortunne 鈥 tak wita go艣cia gospodarz domu. Bardziej na miejscu b臋dzie 鈥濻zanowna Pani鈥, 鈥濻zanowny Panie鈥, a je艣li nie znamy p艂ci osoby, do kt贸rej piszemy – 鈥濻zanowni Pa艅stwo鈥. Do tego mo偶emy doda膰 tak偶e funkcj臋, np. 鈥濻zanowna Pani Prezes鈥 lub 鈥濻zanowna Pani Redaktor鈥.

Je艣li znamy kogo艣 鈥 poznali艣my si臋, korespondowali艣my 鈥 mo偶na powitanie nieco skr贸ci膰, np. 鈥濸ani Anno鈥, 鈥濸anie Marku鈥 lub po prostu 鈥濳asiu鈥, 鈥濼omku鈥, ale tylko je艣li jeste艣my z kim艣 po imieniu.

Z osobami, z kt贸rymi dobrze si臋 znamy dopuszczalne s膮 formy bardziej kole偶e艅skie, np., 鈥濩ze艣膰, Kasiu鈥.

A jak powinno wygl膮da膰 zako艅czenie? Popularne 鈥濸ozdrawiam鈥 zarezerwowane jest dla korespondencji z osobami, z kt贸rymi si臋 znamy. Pisz膮c do kogo艣 po raz pierwszy bezpieczniej jest u偶y膰 鈥瀂 powa偶aniem鈥.

2. B艂臋dy j臋zykowe

呕adne 鈥瀢itam鈥 na pocz膮tku maila nie zniech臋ci mnie do odbiorcy tak bardzo jak b艂臋dy j臋zykowe w tre艣ci maila. Ortografia, interpunkcja, poprawno艣膰 stylistyczna maj膮 znaczenie. Gdy kto艣 chce nawi膮za膰 wsp贸艂prac臋 dziennikarsk膮, a w jego mailu zdania roj膮 si臋 od b艂臋d贸w, nie wr贸偶y to pi臋knej przysz艂o艣ci. Od razu zastanawiam si臋, jak b臋d膮 wygl膮da艂y teksty, skoro te kilka zda艅 maila trudno zrozumie膰. Dotyczy to nie tylko bran偶y dziennikarskiej, ale i ka偶dej innej. Je艣li chcemy budowa膰 wizerunek profesjonalisty, nasza polszczyzna musi by膰 bez zarzutu. Gdy mamy w膮tpliwo艣ci, czy mail jest poprawny, mo偶na poprosi膰 inn膮 osob臋 o sprawdzenie. Warto skorzysta膰 z takiego wsparcia zw艂aszcza wtedy, gdy od maila mo偶e wiele zale偶e膰.

Przeczytaj tak偶e: Etykieta w biznesie 鈥 zb臋dny archaizm czy poszukiwana wiedza?

3. Niechlujno艣膰

Ba艂agan w tre艣ci, wyrazy nierozdzielone spacj膮, liter贸wki, b艂臋dne imi臋 adresata, informacja o za艂膮czniku, kt贸rego jednak w mailu nie ma, pro艣ba o kontakt bez podania danych kontaktowych, temat nie maj膮cy nic wsp贸lnego z tre艣ci膮 maila 鈥 chaos, chaos i jeszcze raz chaos. On te偶 mo偶e okaza膰 si臋 powa偶n膮 barier膮 w komunikacji. Zw艂aszcza, gdy osoba, do kt贸rej piszemy ma ma艂o czasu. Je艣li zapomnimy poda膰 numeru telefonu, szansa, 偶e prezes firmy, z kt贸r膮 chcemy nawi膮za膰 wsp贸艂prac臋 b臋dzie o niego dopytywa艂, jest marna. Ka偶d膮 wiadomo艣膰 warto przed wys艂aniem przeczyta膰 jeszcze raz. Zabierze nam to kilka minut, a pozwoli uchroni膰 si臋 przed gaf膮.

Kiedy regularnie prowadzimy korespondencj臋 zawodow膮, g贸r臋 bior膮 pewne nawyki. Nale偶y do nich tak偶e u偶ywanie pewnych wytrych贸w j臋zykowych i zapychaczy tre艣ci, kt贸re os艂abiaj膮 tre艣膰 i zmi臋kczaj膮 to, co chcemy powiedzie膰. A przy okazji powoduj膮, 偶e ten, kto czyta naszego maila szybciej kliknie przycisk 鈥瀠su艅鈥.

Jak zatem pisa膰 maile tak, 偶eby kto艣 chcia艂 je przeczyta膰 do ko艅ca? I czego unika膰, 偶eby uznawano nas za profesjonalist贸w? – Przede wszystkim warto pozby膰 si臋 z ich tre艣ci kilku s艂贸w, tzw. kwantyfikator贸w, kt贸re albo os艂abiaj膮 przekaz albo sprawiaj膮, 偶e brzmimy niepewnie. Dzi臋ki temu b臋dziemy dostawa膰 odpowiedzi znacznie cz臋艣ciej 鈥 radzi Bartosz Struzik z mi臋dzynarodowego serwisu kariery MonsterPolska.pl.

Skorzystaj z bezp艂atnego kursu online: “Jak poszukiwa膰 rozwi膮za艅 w 偶yciu i biznesie?”

Oto pi臋膰 takich s艂贸w wyr贸偶nionych przez ekspert贸w z MonsertPolska.pl

1. Tylko

Przyk艂ad: 鈥淐hcia艂em tylko sprawdzi膰, czy masz ju偶 odpowiedz do dokumentu, kt贸ry ci przes艂a艂em鈥
Dlaczego nie dzia艂a: Bo umniejsza wag臋 tego, o co prosimy. Daje sygna艂, 偶e nasz膮 spraw臋 mo偶na spokojnie zdj膮膰 z listy priorytetowych zada艅.
Lepiej napisa膰: 鈥濩zy masz ju偶 odpowied藕 do dokumentu, kt贸ry ci przes艂a艂em? Musi by膰 gotowa do ko艅ca dnia.鈥

2. Prawdopodobnie

Przyk艂ad: 鈥淧rawdopodobnie m贸g艂bym przes艂a膰 o艣wiadczenie zarz膮du oko艂o po艂udnia鈥
Dlaczego nie dzia艂a: Wprowadza niepewno艣膰. Je艣li nie jeste艣my czego艣 pewni, lepiej tego nie pisa膰. Za艂o偶y膰, 偶e zadanie mo偶e zaj膮膰 wi臋cej czasu.
Lepiej napisa膰: 鈥濶ie dam rady przes艂a膰 o艣wiadczenia zarz膮du do po艂udnia, bo musz臋 przygotowa膰 tak偶e jego wersj臋 online. Prze艣l臋 je do ko艅ca dnia.鈥

3. Pr贸bowa膰

Przyk艂ad: 鈥淪pr贸buj臋 zredagowa膰 artyku艂, kt贸ry przes艂a艂e艣.鈥
Dlaczego nie dzia艂a: Pokazuje, 偶e nie jeste艣my pewni swoich umiej臋tno艣ci. Nie ma nic z艂ego w proszeniu o pomoc. Wtedy wysy艂amy sygna艂, 偶e dbamy o to, by wykona膰 zadanie poprawnie.
Lepiej napisa膰: 鈥瀂abieram si臋 za redakcj臋 artyku艂u. Ale mam kilka pyta艅, zanim zaczn臋; czy mo偶esz spotka膰 si臋 za mn膮 na pi臋膰 minut?鈥

4. Mo偶e

Przyk艂ad: 鈥淢o偶e powinni艣my napisa膰 rozdzia艂 o tym, dlaczego powo艂ali艣my firm臋 do 偶ycia. Mo偶e m贸g艂bym pojecha膰 na konferencj臋 w marcu.鈥
Dlaczego nie dzia艂a: Sprawia, 偶e brzmimy jakby艣my byli zaniepokojeni albo oboj臋tni wobec sprawy.
Lepiej napisa膰: 鈥淣apiszmy rozdzia艂 o tym, dlaczego powo艂ali艣my firm臋 do 偶ycia. Mog臋 pojecha膰 na konferencj臋 w marcu .鈥

5. Przepraszam

Przyk艂ad: 鈥淧rzepraszam, mam spotkanie o 13, czy 14 b臋dzie w porz膮dku?.鈥
Dlaczego nie dzia艂a: jest zupe艂nie niepotrzebne, umniejsza nasz膮 stanowczo艣膰. Lepiej konstruowa膰 jasne przekazy i pyta膰 bez przepraszania.
Lepiej napisa膰: 鈥淢am spotkanie o 13. Czy o 14 b臋dzie Pan wolny?鈥

Zarejestruj si臋 aby otrzyma膰 newsletter

 

Na tej stronie wykorzystujemy cookies. Uzyskujemy do nich dost臋p w celach analitycznych oraz w celu zapewnienia prawid艂owego dzia艂ania strony. Je偶eli nie wyra偶asz na to zgody, mo偶esz zmieni膰 ustawienia w swojej przegl膮darce. Zobacz wi臋cej w Polityce Prywatno艣ci.

The cookie settings on this website are set to "allow cookies" to give you the best browsing experience possible. If you continue to use this website without changing your cookie settings or you click "Accept" below then you are consenting to this.

Close