Jakie formy może przybierać działalność gospodarcza z małżonkiem?
W zależności od potrzeb charakter wspólnego prowadzenia działalności gospodarczej z małżonkiem może przybierać następujące formy:
- zatrudnienie na umowę o pracę u małżonka
- zatrudnienie na umowę zlecenie lub umowę o dzieło u małżonka
- małżonek w roli pełnomocnika firmy
- spółki cywilnej z małżonkiem
W zależności od wybranej formy współpracy inaczej będą wyglądały dokonywane rozliczenia, role i funkcje pełnione w działalności.
Czym jest jednoosobowa działalność gospodarcza?
Według przepisów Ustawy Prawo Przedsiębiorców z dnia 6 marca 2018 roku jest to zorganizowana działalność zarobkowa, wykonywana we własnym imieniu i w sposób ciągły. Podstawowe cechy jednoosobowej działalności gospodarczej to m.in.: · cel zarobkowy – jest nastawiona na zysk, · ma charakter zorganizowany – np. wynajmowane są pomieszczenia do jej wykonywaniem, · jest prowadzony marketing, · wykonywana jest w sposób ciągły – oznacza podejmowanie czynności w sposób ciągły, zmierzających do określonego celu, · działania mają charakter powtarzalny, · wykonywana jest we własnym imieniu i na własną odpowiedzialność, · nie jest zarządzana przez zewnętrzną osobę lub podmiot.
Kluczowym znaczeniem w identyfikacji jednoosobowej działalności gospodarczej jest ponoszenie bezpośredniego ryzyka z nią związanego. Firma jednoosobowa lub indywidualna działalność gospodarcza to przedsiębiorstwo, którego właścicielem jest jedna osoba – osoba fizyczna. Osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą może zatrudniać pracowników.
W przypadku prowadzenia jednoosobowej działalności gospodarczej majątek firmowy niejednokrotnie miesza się z majątkiem prywatnym przedsiębiorcy, natomiast sprawy służbowe łączą się ze sprawami domowymi. Często również, w prowadzenie firmy zaangażowany jest współmałżonek przedsiębiorcy, a w działalności wykorzystywane są elementy wspólnego majątku. Oto kilka ważnych kwestii, które powinni znać przedsiębiorcy będący po ślubie.
Małżonek może pomagać w prowadzeniu firmy, ale wymaga to zapłaty ZUS-u.
Wielu właścicieli jednoosobowych firm korzysta przy prowadzeniu działalności z pomocy współmałżonka. Jest to wygodne wyjście, szczególnie gdy siedziba firmy mieści się w miejscu zamieszkania przedsiębiorcy lub gdy biznes ma rodzinny charakter np. prowadzenie restauracji czy pensjonatu. Warto mieć świadomość, że małżonek angażujący się w prowadzenie firmy staje się tzw. osobą współpracującą. Rozwiązanie takie umożliwia ustawa o systemie ubezpieczeń społecznych zgodnie z którą osobą współpracującą może być członek najbliższej rodziny przedsiębiorcy (m.in. małżonek) prowadzący z nim wspólne gospodarstwo domowe.
Aktualizacja kodów PKD w firmie prowadzonej przez męża.
Może zdarzyć się również tak, że w celu zatrudnienia małżonka niezbędnym będzie rozszerzenie działalności o kolejne klasyfikacje PKD. Dla lepszego rozjaśnienia sytuacji przedstawię to na przykładzie.
Mąż prowadzi działalność w zakresie świadczenia usług architektonicznych. Razem z żoną postanowili, że będzie ona mu pomagać w firmie i będzie odpowiedzialna za rozwój działu marketingu. Do tej pory mąż – przedsiębiorca w kodach PKD posiadał kody związane tylko ze świadczonymi przez niego usługami. W momencie, gdy w firmie męża zacznie mu pomagać żona, konieczne będzie rozszerzenie kodów PKD o świadczenie usług marketingowych. Zatrudniona w firmie żona według przepisów będzie traktowana jako osoba współpracująca.
Żona jako osoba współpracująca.
Definicja osoby współpracującej szczegółowo została opisana w ustawie o systemie ubezpieczeń społecznych. Przy zatrudnieniu rodziny w firmie bierzemy pod uwagę stopień pokrewieństwa między poszczególnymi członkami rodziny. Tak więc za osobę współpracującą uważa się:
- małżonka,
- dzieci (w tym dzieci przysposobione i dzieci drugiego małżonka),
- rodziców,
- macochę lub ojczyma przedsiębiorcy.
Warto wiedzieć, że za osobę współpracującą nie uznaje się rodzeństwa (brata lub siostry). Nie ma również znaczenia fakt czy członek rodziny zatrudniony jest na podstawie umowy o pracę, czy nieodpłatnie, ponieważ dla celów ZUS będzie on zawsze traktowany jako osoba współpracująca.
Jeżeli jednak zdecydujemy się na zatrudnienie w firmie członka rodziny spoza listy osób wymienionych powyżej – nie mamy wtedy do czynienia z osobą współpracującą. Przy naliczaniu wysokości składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne kierujemy się wówczas przepisami ogólnymi.
Forma zatrudnienia współmałżonka.
W momencie, gdy żona zdecyduje się na pomoc mężowi w prowadzeniu działalności konieczne będzie sformalizowanie takiej formy zatrudnienia. Przedsiębiorca ma do wyboru możliwość zatrudnienia małżonki na umowę o pracę lub umowę zlecenie. Inną formą jest nieodpłatne zatrudnienie – mamy wtedy do czynienia z umową w formie ustnej. U osób współpracujących zatrudnionych na podstawie umowy o pracę, kwota ubezpieczenia ustalana jest na takich samych warunkach, jak w przypadku ubezpieczenia przedsiębiorcy. Przedsiębiorca, który zatrudnia małżonkę w firmie, opłaca za nią składki ZUS na takich samych zasadach, jak składki ZUS przedsiębiorcy rozliczającego się na dużym ZUS-ie. Nie ma tutaj również znaczenia fakt, że przedsiębiorca rozlicza się na małym ZUS-ie – składki za osobę współpracującą opłacamy zawsze w takiej wysokości, jak za przedsiębiorcę na dużym ZUS-ie. Składki ZUS za osobę współpracującą w całości finansowane są ze środków firmy przedsiębiorcy. Pracownik – osoba współpracująca nie ponosi żadnych dodatkowych kosztów związanych z zatrudnieniem. Inaczej sytuacja wygląda, w przypadku zatrudnienia żony na umowę zlecenie o określonej wysokości wynagrodzenia. Składki na ubezpieczenia żony zatrudnionej na umowę zlecenie obliczane są w taki sam sposób, jak w przypadku innych pracowników. Wartość składek ZUS obliczamy na podstawie wysokości wynagrodzenia. Inną formą pomocy w firmie męża może być nieodpłatna pomoc żony. W takim wypadku powstaje również obowiązek zgłoszenia tej osoby do ubezpieczeń. Sytuacja jest tutaj analogiczna, jak w przypadku zatrudnienia na umowę o pracę. Przedsiębiorca za osobę współpracującą opłaca składki ZUS w wysokości takiej, jak dla przedsiębiorcy będącym na dużym ZUS. Jeżeli jednak małżonek pomagający nieodpłatnie w działalności jest dodatkowo zatrudniony w innej firmie i tam otrzymuje wynagrodzenie w kwocie równej lub przekraczającej wartość minimalnego wynagrodzenia, z tego tytułu opłacane są również składki ZUS, to wówczas w związku z nieodpłatnym zatrudnieniem opłacana będzie tylko składka zdrowotna.
Czy wynagrodzenie oraz składki ZUS opłacane za osobę współpracującą stanowią koszt podatkowy przedsiębiorcy?
Ustawa o podatku dochodowym jasno precyzuje tę kwestię. Zgodnie z przepisami za koszt podatkowy nie uznaje się wartości własnej pracy podatnika, jego małżonka oraz małoletnich dzieci. Właściciel firmy, który zatrudnia do pomocy swoją żonę nie będzie mógł w kosztach swojej działalności uwzględnić wartości wypłaconego wynagrodzenia. Inaczej sytuacja wygląda w przypadku składek ZUS. Odliczane są one w sposób analogiczny jak składki opłacane przez przedsiębiorcę (składki społeczne pomniejszają dochód, natomiast odliczona część składki zdrowotnej pomniejsza wysokość podatku). Przedsiębiorca zatrudniający w firmie swoją żonę powinien pamiętać o obowiązkach jakie z tego tytułu powstają. Właściciel firmy powinien dokonać zgłoszenia do ubezpieczenia osoby współpracującej w ciągu 7 dni w zależności od rodzaju zawartej umowy.
Dodatkowym obowiązkiem jest odprowadzanie zaliczek na podatek dochodowy z tytułu wypłacanego wynagrodzenia na takich samych zasadach, jak za każdego innego pracownika. Warto pamiętać o tym, że wysokość wypłacanego wynagrodzenia dla osoby współpracującej nie stanowi kosztu uzyskania przychodu przedsiębiorcy.
O Autorce
Beata Pawlak
Jestem adwokatem Izby Adwokackiej w Warszawie, mediatorem w Centrum Mediacji przy Naczelnej Radzie Adwokackiej i członkinią Włocławskiego Towarzystwa Naukowego, a także mentorką w Fundacji Women in Law. Na co dzień prowadzę własną kancelarię adwokacką www.pawlak-adwokat.pl. Chcąc podzielić się swoją wiedzą i doświadczeniem piszę bloga prawniczego pod nazwą prawobeaty.pl. Specjalizuję się w prawie rodzinnym, karnym oraz cywilnym. Ponadto, wspieram i obsługuję małe firmy z ogromnym potencjałem i innowacyjnym spojrzeniem na biznes. Z zamiłowania jestem pasjonatką podróży, wielbicielką narciarstwa, biegania oraz sportów wodnych.
