Często wydaje nam się, że ci, którzy wiele osiągają, mają jakieś tajemnicze talenty lub super moce. No cóż, na pewno lepiej niż inni potrafią jedno – dobrze zorganizować swój czas i konsekwentnie realizować założone zadania. Większość z nas ma z tym problem. Niech pierwszy rzuci tabletem ten, kto nie nadużywa w pracy mediów społecznościowych albo nie marnuje czasu na biurowe ploteczki. Dodatkowo, pojawiają się „rozpraszacze” zewnętrzne – niezapowiedziane spotkania, źle zorganizowany podział zadań, chaos komunikacyjny. Tyle wystarczy, żeby pracownik lub szef stawał się bardziej przemęczony, mniej efektywny, a w konsekwencji tracił nie tylko czas, ale i pieniądze – na przykład te, które mógłby zarobić, gdyby przygotował bardziej przemyślaną ofertę lub potrafił skupić się na budowaniu relacji z klientami.
Na co najczęściej tracimy czas w pracy?
1. Buszowanie w sieci
Przychodzimy do pracy i do porannej kawy robimy obowiązkową prasówkę. Trzeba sprawdzić, kto odpadł z „Azja Express”, kto błysnął na Pudelku i jaka będzie pogoda w weekend. Potem Facebook, Instagram i LinkedIn. Wszystko sprawdzone? Można siadać do pracy. Ale zaraz, telefon podpowiada, że ktoś polajkował i skomentował posta! Szybkie spojrzenie i na pół godziny angażujemy się w dyskusję o tym, czy na wakacje lepiej jechać w czerwcu czy w sierpniu. Średnio każdy z nas spędza na Facebooku 50 minut dziennie. Dla porównania na ćwiczenia poświęcamy średnio 18 minut, a na czytanie książek nieco ponad kwadrans. Nic dziwnego, że część firm zabrania korzystania z mediów społecznościowych w biurach.
Co można z tym zrobić?
Jeśli nie jesteś w stanie sama się oderwać od Facebooka, zainstaluj specjalną aplikację, która odetnie ci dostęp w godzinach pracy. Przeczytaj więcej o takich aplikacjach.
2. Biurowe ploteczki
„A wiesz, że Ania podobno ma dostać awans?”, „A słyszałaś, że Zosia była w tym roku na wakacjach na Majorce? Tej to się powodzi” – przy porannej kawie ploteczki smakują najlepiej. Gorzej, jeśli pretekstem do nich staje się także każda przerwa lub czas przeznaczony na wykonanie obowiązków. Zawsze milej pogadać o piątkowych planach niż wypełniać tabelki w Excelu, ale na to ostatnie też trzeba znaleźć chwilę. Stratą czasu w pracy jest także narzekanie, które potrafi rozprzestrzeniać się po biurze jak zaraza. To nie tylko pożeracz czasu, ale i energii.
Co można z tym zrobić?
Asertywność jest kluczem. Przeproś koleżanki, powiedz, że musisz dziś wyjść o czasie i chcesz skończyć wszystkie zadania. Jeśli bardzo będą chciały kontynuować rozmowę, umówicie się na wspólny lunch lub kawę. Milej rozmawia się, gdy wszyscy są na luzie i nie wiszą nad nimi Excelowe formularze.
Przeczytaj więcej o zarządzaniu sobą w czasie!
3. Arcy(nie)ważne spotkania
Zaplanowałaś swój dzień, ustawiłaś listę priorytetów, możesz być z siebie dumna. Niestety, twoi współpracownicy mają inną i postanawiają, że właśnie dziś trzeba odbyć szereg ważnych, choć niezaplanowanych spotkań, podczas których omawia się… no właśnie – nic ważnego. Spontaniczne spotkania pochłaniają mnóstwo czasu, a przez to, że nie można się do nich przygotować, najczęściej są chaotyczne i nie wnoszą niczego do prowadzonych projektów. W różnych badaniach zbyt długie lub organizowane bez uprzedzenia spotkania są na szczycie listy obowiązków uważanych za stratę czasu.
Co można z tym zrobić?
Poproś o agendę spotkania. Nawet, jeśli powstanie ogólny plan, będzie się czego trzymać i zakończyć wszystko o czasie.
Przeczytaj o systemie planowania, który podbija świat!
4. Komunikacja, głupcze!
Przerobiłaś mnóstwo danych, zrobiłaś raport, wysyłasz go do szefa, a w odpowiedzi dostajesz informację, że te informacje nie są już potrzebne. Niestety, szef w nawale własnych zadań zapomniał ci o tym dać znać. Przepływ informacji jest kluczowy dla dobrej organizacji pracy. Jeśli pracownicy nie wiedzą, na czym polegają ich zadania, co jest priorytetem, a co można odłożyć na później, bądź pewien, że prędzej czy później się pogubią, a ich efektywność spadnie. Brak informacji jest zresztą tak samo problematyczny, jak ich nadmiar. Zbyt wiele maili, telefonów powoduje z kolei, że pracownicy skupiają się na odpowiadaniu na nie, zamiast na realizacji projektu.
Co można z tym zrobić?
Jeśli zespół nie radzi sobie z komunikacją, warto sięgnąć po kilka nowoczesnych rozwiązań. Jest już sporo aplikacji, które pomagają rozwiązać ten problem. Przeczytaj o nich tutaj.
5. Papierkowa robota
Pamiętam pewną w pracę, w której rano musiałam wypełnić formularz i zapisać, co zamierzam zrobić, a po południu zapisać, co z tego zrobiłam. Niby słusznie, ale problem polegał na tym, że formularz był na tyle skomplikowany, że wypełnienie całości zajmowało w sumie półtorej godziny. Nieefektywne? Mało powiedziane. Papierki potrafią być prawdziwą zmorą w firmach i choć pozwalają lepiej kontrolować to, co się dzieje, jeśli nie kontroluje się procesu, można w nich utonąć. Firma to nie urząd – bez stosów dokumentów i pieczątek może świetnie działać.
Co można z tym zrobić?
Wykorzystaj aplikacje, digitalizuj dokumenty, a przede wszystkim zostań papierkowym minimalistą – im mniej papierków do wypełniania, tym więcej czasu na kreatywną robotę.
