po偶eracze czasu

5 po偶eraczy czasu, przez kt贸re tracisz pieni膮dze

Dagny Kurdwanowska

Codziennie wykonujemy wiele niepotrzebnych zada艅, przez kt贸re marnujemy mn贸stwo czasu, obni偶amy efektywno艣膰, a w konsekwencji tracimy te偶 pieni膮dze.

Cz臋sto wydaje nam si臋, 偶e ci, kt贸rzy wiele osi膮gaj膮, maj膮 jakie艣 tajemnicze talenty lub super moce. No c贸偶, na pewno lepiej ni偶 inni potrafi膮 jedno 鈥 dobrze zorganizowa膰 sw贸j czas i konsekwentnie realizowa膰 za艂o偶one zadania. Wi臋kszo艣膰 z nas ma z tym problem. Niech pierwszy rzuci tabletem ten, kto nie nadu偶ywa w pracy medi贸w spo艂eczno艣ciowych albo nie marnuje czasu na biurowe ploteczki. Dodatkowo, pojawiaj膮 si臋 鈥瀝ozpraszacze鈥 zewn臋trzne 鈥 niezapowiedziane spotkania, 藕le zorganizowany podzia艂 zada艅, chaos komunikacyjny. Tyle wystarczy, 偶eby pracownik lub szef stawa艂 si臋 bardziej przem臋czony, mniej efektywny, a w konsekwencji traci艂 nie tylko czas, ale i pieni膮dze 鈥 na przyk艂ad te, kt贸re m贸g艂by zarobi膰, gdyby przygotowa艂 bardziej przemy艣lan膮 ofert臋 lub potrafi艂 skupi膰 si臋 na budowaniu relacji z klientami.

Na co najcz臋艣ciej tracimy czas w pracy?

1. Buszowanie w sieci

Przychodzimy do pracy i do porannej kawy robimy obowi膮zkow膮 pras贸wk臋. Trzeba sprawdzi膰, kto odpad艂 z 鈥濧zja Express鈥, kto b艂ysn膮艂 na Pudelku i jaka b臋dzie pogoda w weekend. Potem Facebook, Instagram i LinkedIn. Wszystko sprawdzone? Mo偶na siada膰 do pracy. Ale zaraz, telefon podpowiada, 偶e kto艣 polajkowa艂 i skomentowa艂 posta! Szybkie spojrzenie i na p贸艂 godziny anga偶ujemy si臋 w dyskusj臋 o tym, czy na wakacje lepiej jecha膰 w czerwcu czy w sierpniu. 艢rednio ka偶dy z nas sp臋dza na Facebooku 50 minut dziennie. Dla por贸wnania na 膰wiczenia po艣wi臋camy 艣rednio 18 minut, a na czytanie ksi膮偶ek nieco ponad kwadrans. Nic dziwnego, 偶e cz臋艣膰 firm zabrania korzystania z medi贸w spo艂eczno艣ciowych w biurach.

Co mo偶na z tym zrobi膰?

Je艣li nie jeste艣 w stanie sama si臋 oderwa膰 od Facebooka, zainstaluj specjaln膮 aplikacj臋, kt贸ra odetnie ci dost臋p w godzinach pracy. Przeczytaj wi臋cej o takich aplikacjach.

2. Biurowe ploteczki

鈥濧 wiesz, 偶e Ania podobno ma dosta膰 awans?鈥, 鈥濧 s艂ysza艂a艣, 偶e Zosia by艂a w tym roku na wakacjach na Majorce? Tej to si臋 powodzi鈥 – przy porannej kawie ploteczki smakuj膮 najlepiej. Gorzej, je艣li pretekstem do nich staje si臋 tak偶e ka偶da przerwa lub czas przeznaczony na wykonanie obowi膮zk贸w. Zawsze milej pogada膰 o pi膮tkowych planach ni偶 wype艂nia膰 tabelki w Excelu, ale na to ostatnie te偶 trzeba znale藕膰 chwil臋. Strat膮 czasu w pracy jest tak偶e narzekanie, kt贸re potrafi rozprzestrzenia膰 si臋 po biurze jak zaraza. To nie tylko po偶eracz czasu, ale i energii.

Co mo偶na z tym zrobi膰?

Asertywno艣膰 jest kluczem. Przepro艣 kole偶anki, powiedz, 偶e musisz dzi艣 wyj艣膰 o czasie i chcesz sko艅czy膰 wszystkie zadania. Je艣li bardzo b臋d膮 chcia艂y kontynuowa膰 rozmow臋, um贸wicie si臋 na wsp贸lny lunch lub kaw臋. Milej rozmawia si臋, gdy wszyscy s膮 na luzie i nie wisz膮 nad nimi Excelowe formularze.

Przeczytaj wi臋cej o zarz膮dzaniu sob膮 w czasie!

3. Arcy(nie)wa偶ne spotkania

Zaplanowa艂a艣 sw贸j dzie艅, ustawi艂a艣 list臋 priorytet贸w, mo偶esz by膰 z siebie dumna. Niestety, twoi wsp贸艂pracownicy maj膮 inn膮 i postanawiaj膮, 偶e w艂a艣nie dzi艣 trzeba odby膰 szereg wa偶nych, cho膰 niezaplanowanych spotka艅, podczas kt贸rych omawia si臋鈥 no w艂a艣nie 鈥 nic wa偶nego. Spontaniczne spotkania poch艂aniaj膮 mn贸stwo czasu, a przez to, 偶e nie mo偶na si臋 do nich przygotowa膰, najcz臋艣ciej s膮 chaotyczne i nie wnosz膮 niczego do prowadzonych projekt贸w. W r贸偶nych badaniach zbyt d艂ugie lub organizowane bez uprzedzenia spotkania s膮 na szczycie listy obowi膮zk贸w uwa偶anych za strat臋 czasu.

Co mo偶na z tym zrobi膰?

Popro艣 o agend臋 spotkania. Nawet, je艣li powstanie og贸lny plan, b臋dzie si臋 czego trzyma膰 i zako艅czy膰 wszystko o czasie.

Przeczytaj o systemie planowania, kt贸ry podbija 艣wiat!

4. Komunikacja, g艂upcze!

Przerobi艂a艣 mn贸stwo danych, zrobi艂a艣 raport, wysy艂asz go do szefa, a w odpowiedzi dostajesz informacj臋, 偶e te informacje nie s膮 ju偶 potrzebne. Niestety, szef w nawale w艂asnych zada艅 zapomnia艂 ci o tym da膰 zna膰. Przep艂yw informacji jest kluczowy dla dobrej organizacji pracy. Je艣li pracownicy nie wiedz膮, na czym polegaj膮 ich zadania, co jest priorytetem, a co mo偶na od艂o偶y膰 na p贸藕niej, b膮d藕 pewien, 偶e pr臋dzej czy p贸藕niej si臋 pogubi膮, a ich efektywno艣膰 spadnie. Brak informacji jest zreszt膮 tak samo problematyczny, jak ich nadmiar. Zbyt wiele maili, telefon贸w powoduje z kolei, 偶e pracownicy skupiaj膮 si臋 na odpowiadaniu na nie, zamiast na realizacji projektu.

Co mo偶na z tym zrobi膰?

Je艣li zesp贸艂 nie radzi sobie z komunikacj膮, warto si臋gn膮膰 po kilka nowoczesnych rozwi膮za艅. Jest ju偶 sporo aplikacji, kt贸re pomagaj膮 rozwi膮za膰 ten problem. Przeczytaj o nich tutaj.

5. Papierkowa robota

Pami臋tam pewn膮 w prac臋, w kt贸rej rano musia艂am wype艂ni膰 formularz i zapisa膰, co zamierzam zrobi膰, a po po艂udniu zapisa膰, co z tego zrobi艂am. Niby s艂usznie, ale problem polega艂 na tym, 偶e formularz by艂 na tyle skomplikowany, 偶e wype艂nienie ca艂o艣ci zajmowa艂o w sumie p贸艂torej godziny. Nieefektywne? Ma艂o powiedziane. Papierki potrafi膮 by膰 prawdziw膮 zmor膮 w firmach i cho膰 pozwalaj膮 lepiej kontrolowa膰 to, co si臋 dzieje, je艣li nie kontroluje si臋 procesu, mo偶na w nich uton膮膰. Firma to nie urz膮d 鈥 bez stos贸w dokument贸w i piecz膮tek mo偶e 艣wietnie dzia艂a膰.

Co mo偶na z tym zrobi膰?

Wykorzystaj aplikacje, digitalizuj dokumenty, a przede wszystkim zosta艅 papierkowym minimalist膮 鈥 im mniej papierk贸w do wype艂niania, tym wi臋cej czasu na kreatywn膮 robot臋.