Chcesz być dobrym i skutecznym szefem? Tych błędów unikaj!

Kiedyś bardzo łatwo przychodziło mi krytykowanie swoich szefów.

Doskonale wiedziałam, co robili źle i co powinni zmienić w swoim zachowaniu, żeby byli lepsi w zarządzaniu zespołem. Aż pewnego dnia zostałam szefową zespołu i okazało się, że mimo dużej wiedzy, sama popełniam błędy, które tak bardzo irytowały mnie u innych. No cóż, wiedza to nie wszystko. Liczy się jeszcze doświadczenie i chęć do nauki nowych kompetencji, które wraz ze zmianą zawodowej roli trzeba często zaczynać od zera.

Lista błędów, które możemy popełnić, gdy zaczynamy zarządzać ludźmi, projektem i nowym zespołem jest długa.

Wiele z tych błędów jest dość banalnych i łatwych do uchwycenia. Niektóre, jak brak informacji zwrotnej również łatwo jest zmienić. Inne, jak sprawne i skuteczne delegowanie zadań wymagają treningu i zmiany pewnych nawyków. Warto jednak nad nimi popracować, bo kiedy ty jesteś skutecznym szefem i liderem, twoi podwładni mają większą motywację do pracy, chętniej sami się uczą i częściej są skłonni do brania odpowiedzialności za to, co robią. A jeśli chcesz realizować swoje cele i osiągać świetne wyniki, musisz mieć za sobą ludzi, którzy będą chętni i gotowi, by ciężko pracować na wspólny sukces.

Co zatem szefowie robią źle?

1. Nie dyskutuj! Ma być tak jak ja mówię!

Sztywne trzymanie się swoich pomysłów i rozwiązań, bo jestem szefem i wiem lepiej, co jest dobre dla firmy to pułapka, w którą wpada wielu szefów. Jedni działają w ten sposób, ponieważ przekonani są o tym, że ich doświadczenie jest większe niż innych pracowników, a zatem głos podwładnego i tak się nie liczy. Inni wątpliwości, pytania lub własne pomysły podwładnego odbierają jako zamach na własny autorytet i próbę podważenia pozycji przez osobę, która stoi niżej w firmowej hierarchii. Jeszcze innym po prostu nie chce się dyskutować i w swoim przekonaniu tracić czasu na zbędne gadanie. Brak dopuszczenia możliwości dyskusji powoduje, że dość szybko pracownicy przestają zastanawiać się nad tym, co robią. A jeśli decyzja szefa była błędna, oni także mogą popełnić błąd, za który nie będą chcieli wziąć odpowiedzialności – „Przecież szef kazał tak to zrobić”.

Czy nad każdą decyzją szefa należy debatować? Złotą zasadą lidera jest, by wysłuchać wszystkich wątpliwości, jeśli takie się pojawią, te poważne przedyskutować i dopiero potem podjąć ostateczną decyzję. Czasem może to uchronić firmę przed poważnymi kłopotami. Przykład? Pewien pracownik firmy produkującej sprzęt medyczny miał wątpliwości wobec jednego z produktów – uważał, że jest tak skonstruowany, że może powodować liczne błędy personelu medycznego. Bał się jednak zgłosić uwagi, bo w firmie źle na to patrzono. W końcu jednak odważył się. Wybuchła wielka awantura, ale sprzęt sprawdzono i okazało się, że pracownik miał rację. Produkt zaprojektowano od nowa, eliminując błędy.

Co robi skuteczny szef? Słucha, jest otwarty na uwagi pomysły, nie unika dyskusji, a czasem także konfliktu.

2. Nie mam pojęcia, co z tym zrobić – wymyślcie coś

Unikanie decyzji lub przerzucanie ciężaru odpowiedzialności na pracownika potrafi nieźle dać w kość nawet najlepszemu zespołowi. Jeśli ktoś, kto ma być liderem nie wie, co ma zrobić i ucieka z odpowiedzią, to kto ma wiedzieć? I kto właściwie jest w tym zespole liderem – szef czy pracownicy? Szef, który postępuje w ten sposób podważa własny autorytet i wysyła niepokojący sygnał do podwładnych – ten statek nie ma kapitana. Są sytuacje, które są wyjątkowo skomplikowane, ale wówczas skuteczny szef powie – „Mamy do czynienia z trudną sytuacją, usiądźmy i spróbujmy się wspólnie zastanowić, co możemy z tym zrobić”. Kiedy jednak zbierze już wszystkie głosy i pomysły, sam podejmuje ostateczną decyzję i nadaje kierunek dalszym działaniom. Jeśli nadal jednak będzie unikał podejmowania decyzji, może pewnego dnia się obudzić i stwierdzić, że statek dawno już odpłynął – bez niego.

Co robi skuteczny szef? Zbiera informacje od zespołu, konsultuje się, pyta o radę, ale nie ucieka od odpowiedzialności licząc, że ktoś podejmie trudną decyzję za niego.

3. Nikt nie zrobi tego lepiej ode mnie

Jeśli głęboko wierzysz w to, że jesteś niezastąpiony, najlepszy i jedyny, to raczej niespecjalnie odnajdziesz się w roli szefa. Ewentualnie zostaniesz szefem, który wszystko robi, wymyśla i przeprowadza sam, a po kilku latach wycieńczony rzuca wszystko i wyjeżdża na San Escobar. Zespół to nie publiczność, która ma podziwiać twoje talenty, kompetencje i ego, a na koniec zaklaskać, gdy odtrąbisz sukces wypracowanymi własnymi rękami. Z delegowaniem zadań problem ma wielu szefów – boją się, że zespół sobie nie poradzi, że efekty będą marne, że dostanie mu się za to, że zamiast sukcesu jest porażka. Wynika to z dwóch powodów. Po pierwsze, za słabo poznaliśmy swój zespół i przez to nie wiemy dokładnie, kto jakie ma talenty, kompetencje i kto jest w czym dobry. Kiedy już to wiemy, łatwiej nam rozdzielić zadania, a później sprawdzić ich efekty. Po drugie, nie wiemy jak delegować skutecznie. Bo w delegowaniu ważnych jest kilka elementów: przekazanie zadania z dokładnym wyjaśnieniem na czym ma polegać, wyznaczenie terminu, oczekiwanych rezultatów, a na koniec także zapytanie o to, jak pracownik zrozumiał szefa. Dzięki temu możemy mieć pewność, że nie doszło do nieporozumienia.

Co robi skuteczny szef? Ma czas dla zespołu, dobrze poznaje jego członków, ich kompetencje i talenty, a następnie w sposób efektywny rozdziela zadania i sprawdza jak zostały wykonane.

Przeczytaj także: Etykieta w biznesie – zbędny archaizm czy poszukiwana wiedza?

4. Milczenie nie zawsze jest złotem

Rozdzieliłeś zadania, pracownicy je wykonali – na tym koniec? Nic z tych rzeczy. Dobry szef powinien zawsze dać informację zwrotną, informując, czy był zadowolony, czy zadanie zostało wykonane tak, jak tego oczekiwał, czy ma jakieś uwagi, co chciałby, żeby w przyszłości zostało wykonane lepiej. UWAGA: w dawaniu informacji zwrotnej tak samo ważne jest zwracanie uwagi na błędy, jest też chwalenie pracownika. Zazwyczaj koncentrujemy się na tym, co było nie tak. Jeśli coś zostało wykonane dobrze, często uznajemy, że pochwałą będzie brak krytyki. Pochwały jednak są cenne i świetnie wpływają na motywację pracownika. Każdy z nas lubi przecież wiedzieć, że coś mu wyszło i w czymś jest dobry.

Co robi skuteczny szef? Poświęca czas pracownikowi, żeby merytorycznie omówić z nim to, co zostało zrobiono. Dopuszcza, że pracownik może popełnić błąd i kiedy tak się dzieje, konkretnie wyjaśnia, co zostało zrobione źle. Krytykuje błąd lub zachowanie, a nie człowieka. Wspólnie szukają wyjścia z sytuacji i rozwiązania. Chwali też, gdy coś zostało zrobione dobrze.

5. Wymagania z kosmosu

Który szef jest lepszy – ten, który od pracowników w ogóle niczego nie wymaga czy ten, który stawia przed nimi kosmiczne cele? Ani jeden, ani drugi. Pierwszy uważa często, że wystarczy niezbędnie minimum – praca ma być wykonana na czas i w miarę uczciwie. Próbuje być kumplem, zamiast liderem. Dla niego liczy się dobra atmosfera, przez którą rozumie to, że wszyscy są zadowoleni, że mają mało pracy. Nie wyznacza zespołowi celów, nie stawia przed nim wyzwań, bo sam ich nie lubi. Ten drugi z kolei rzuca hasło „Podbijemy wszechświat”, ale nie zdradza jak zespół ma tego dokonać. Jest sfrustrowany i zły, kiedy firma nie podbija nawet lokalnego rynku. Jego idolem jest Elon Musk, ale nie doczytał, że kiedy ten mówi o wyprawie na Marsa, to ma już szczegółowo ustalony plan działania, a każdy człowiek w jego zespole doskonale wie, jakie ma zadania i co musi zrobić, żeby ten wielki projekt wcielić w życie. Z określaniem wymagań i celów jest zawsze tak samo – muszą być realistyczne, możliwe do spełnienia, a kiedy są wielkie zostają rozpisane na mniejsze, żeby zespół miał poczucie, że chce i może się z nimi mierzyć.

Co robi skuteczny szef? Wie, czego chce od swojego zespołu i czemu ma służyć praca każdego jego członka. W sposób jasny potrafi to przekazać, a jednocześnie jest w stanie zarazić innych swoim entuzjazmem i przekonaniem do projektu. Łatwiej osiągnąć sukces, kiedy wszyscy wierzą w to, co robię.