Kobieta uśmiechająca się na rozmowie kwalifikacyjnej

Jak przedstawiać siebie i innych? ABC etykiety w biznesie

Joanna Jagielska

„Etykieta ma nam służyć i ułatwiać życie, a nie tworzyć sztuczne i niemiłe sytuacje.”

Reguła pierwszeństwa

Z poprzedniego artykułu wiemy, że reguła pierwszeństwa jest inna w sytuacjach zawodowych i sytuacjach towarzyskich (zachęcam do zapoznania się z poprzednim wpisem). Teraz skupię się na zasadach precedencji podczas przedstawiania siebie oraz osób trzecich. W relacjach biznesowych kluczową rolę odgrywa nawiązywanie nowych kontaktów i profesjonalne zaprezentowanie w taki sposób, aby zostać zapamiętanym oraz by od samego początku znajomości wywrzeć jak najlepsze wrażenie na kliencie, przełożonym lub nowych współpracownikach. Reguły dotyczące precedencji podzielić można na dwie grupy: zachowanie w miejscu pracy i zachowanie na przyjęciu służbowym. Dobrze jest umieć przedstawić nie tylko siebie; czasem pełnimy również funkcję gospodarza, przyjmującego ważnego klienta w naszej firmie lub na wspomnianym już przyjęciu i wtedy właśnie mamy przyjemność, a także obowiązek przedstawić sobie nawzajem uczestników spotkania.

Przedstawianie sobie wzajemnie osób trzecich to sztuka – jak to powinno wyglądać?

Zazwyczaj wiemy, kiedy możemy spodziewać się wizyty klienta w firmie, z wyprzedzeniem znamy datę planowanego spotkania formalnego. Pamięć pod wpływem działania w stresie potrafi płatać figle, więc znając termin spotkania, dobrze jest wcześniej upewnić się co do imion, nazwisk i stanowisk stron. Niestety nazwisko jest często pomijane – zupełnie niepotrzebnie, gdyż jego powtarzalność nie jest tak częsta jak powtarzalność imienia. Przedstawianie danej osoby to jednak nie tylko imię, nazwisko i ranga. Podczas prezentacji w dobrym tonie jest powiedzieć o osobie przedstawianej kilka zdań, dopasowanych do preferencji odbiorcy, coś co zachęci do dalszej konwersacji, a w efekcie – umożliwienie nawiązania współpracy. Nie chcąc jednak zanudzić naszych interlokutorów, ograniczmy się naprawdę do krótkiego przedstawienia stanowiska, głównych obowiązków; lepiej zostawić niedosyt niż wyłożyć wszystkie karty na stół. W przypadku przedstawiania siebie samych nie przechwalamy się, jedynie nakreślamy naszą osobę w taki sposób, aby zachęcić do nawiązania dalszej znajomości biznesowej.

Co z kontaktem wzrokowym i fizycznym?

Etykieta mówi, aby przedstawiając sobie dwie osoby, skupić wzrok głównie na osobie, o której właśnie mówimy. W przypadku gdy do pracy w Sądzie przychodzi nowy pracownik sekretariatu, a ja właśnie idę korytarzem z Sędzią, najpierw przedstawię pracownika Sędziemu, będąc skierowana twarzą do tegoż pracownika, a następnie dokonam krótkiej prezentacji Sędziego, tym razem kierując wzrok na Nim.

Etykieta o kolejności przedstawiania – kluczowe reguły w miejscu pracy

Na podstawie powyższego przykładu z pracownikiem i Sędzią można wywnioskować, że pierwszą zasadą etykiety w miejscu pracy jest to, że najpierw osoba wyższa rangą powinna poznać rozmówcę, więc Koordynatora Zmiany najpierw przedstawimy Kierownikowi Działu, Dyrektora ds. Sprzedaży przedstawiamy Prezesowi Firmy, Sekretarza sądowego przedstawiamy Sędziemu. W przypadku dwóch osób na tym samym stanowisku możemy pozwolić sobie na pewną dowolność – możemy przedstawić najpierw osobę, którą znamy dużej lub zastosować zasadę savoir – vivre towarzyskiego, czyli przedstawić mężczyznę kobiecie. Gdy do firmy zawita Klient, staje się on naszym gościem, więc przedstawiamy go Dyrektorowi.

Etykieta o kolejności przedstawiania – kluczowe reguły na przyjęciu / spotkaniu biznesowym

Osobę wchodzącą do pomieszczenia przedstawiamy obecnym gościom. Wyjątkiem od tej reguły jest gość honorowy, który przychodzi na przyjęcie jako ostatni i to jemu przedstawiani są pozostali uczestnicy spotkania. Jako gospodarze spotkania, osobę bez partnera/partnerki przedstawiamy parze osób, zaś osobę nieznaną publicznie – osobie powszechnie znanej. Istnieje również stary zwyczaj, który mówi, że mężczyzna przedstawia swoją małżonkę zwierzchnikowi, jednak ta reguła jest stosowana niezwykle rzadko, raczej w bardziej konserwatywnym środowisku.

Pamiętajmy, że nie chcemy narzucać się nikomu, chcemy jedynie dać wstępnie poznać stanowisko i doświadczenie, które będzie fundamentem do budowania dalszych relacji biznesowych, dlatego polecam przygotować się, a podczas prezentacji upewnić się, że obie strony są chętne do komunikacji między sobą.

Autorką tekstu jest Joanna Jagielska, z wykształcenia logistyk z wieloletnim doświadczeniem w korporacji. Aktualnie studiuje prawo i pracuje w sądzie rejonowym. Posiada certyfikat z kursu w zakresie Etykiety w Biznesie, Savoir-Vivre oraz Protokołu Dyplomatycznego z Europejskiej Akademii Dyplomacji. Więcej na Instagramie: https://www.instagram.com/joanna_jagielska_/

Cytat użyty w tekście pochodzi z: „Etykieta w biznesie” A. Jarczyński, wyd. Helion, 2015, wydanie II.

 

Na tej stronie wykorzystujemy cookies. Uzyskujemy do nich dostęp w celach analitycznych oraz w celu zapewnienia prawidłowego działania strony. Jeżeli nie wyrażasz na to zgody, możesz zmienić ustawienia w swojej przeglądarce. Zobacz więcej w Polityce Prywatności.

The cookie settings on this website are set to "allow cookies" to give you the best browsing experience possible. If you continue to use this website without changing your cookie settings or you click "Accept" below then you are consenting to this.

Close