Reguła pierwszeństwa
Z poprzedniego artykułu wiemy, że reguła pierwszeństwa jest inna w sytuacjach zawodowych i sytuacjach towarzyskich (zachęcam do zapoznania się z poprzednim wpisem). Teraz skupię się na zasadach precedencji podczas przedstawiania siebie oraz osób trzecich. W relacjach biznesowych kluczową rolę odgrywa nawiązywanie nowych kontaktów i profesjonalne zaprezentowanie w taki sposób, aby zostać zapamiętanym oraz by od samego początku znajomości wywrzeć jak najlepsze wrażenie na kliencie, przełożonym lub nowych współpracownikach. Reguły dotyczące precedencji podzielić można na dwie grupy: zachowanie w miejscu pracy i zachowanie na przyjęciu służbowym. Dobrze jest umieć przedstawić nie tylko siebie; czasem pełnimy również funkcję gospodarza, przyjmującego ważnego klienta w naszej firmie lub na wspomnianym już przyjęciu i wtedy właśnie mamy przyjemność, a także obowiązek przedstawić sobie nawzajem uczestników spotkania.
Przedstawianie sobie wzajemnie osób trzecich to sztuka – jak to powinno wyglądać?
Zazwyczaj wiemy, kiedy możemy spodziewać się wizyty klienta w firmie, z wyprzedzeniem znamy datę planowanego spotkania formalnego. Pamięć pod wpływem działania w stresie potrafi płatać figle, więc znając termin spotkania, dobrze jest wcześniej upewnić się co do imion, nazwisk i stanowisk stron. Niestety nazwisko jest często pomijane – zupełnie niepotrzebnie, gdyż jego powtarzalność nie jest tak częsta jak powtarzalność imienia. Przedstawianie danej osoby to jednak nie tylko imię, nazwisko i ranga. Podczas prezentacji w dobrym tonie jest powiedzieć o osobie przedstawianej kilka zdań, dopasowanych do preferencji odbiorcy, coś co zachęci do dalszej konwersacji, a w efekcie – umożliwienie nawiązania współpracy. Nie chcąc jednak zanudzić naszych interlokutorów, ograniczmy się naprawdę do krótkiego przedstawienia stanowiska, głównych obowiązków; lepiej zostawić niedosyt niż wyłożyć wszystkie karty na stół. W przypadku przedstawiania siebie samych nie przechwalamy się, jedynie nakreślamy naszą osobę w taki sposób, aby zachęcić do nawiązania dalszej znajomości biznesowej.
Co z kontaktem wzrokowym i fizycznym?
Etykieta mówi, aby przedstawiając sobie dwie osoby, skupić wzrok głównie na osobie, o której właśnie mówimy. W przypadku gdy do pracy w Sądzie przychodzi nowy pracownik sekretariatu, a ja właśnie idę korytarzem z Sędzią, najpierw przedstawię pracownika Sędziemu, będąc skierowana twarzą do tegoż pracownika, a następnie dokonam krótkiej prezentacji Sędziego, tym razem kierując wzrok na Nim.
Etykieta o kolejności przedstawiania – kluczowe reguły w miejscu pracy
Na podstawie powyższego przykładu z pracownikiem i Sędzią można wywnioskować, że pierwszą zasadą etykiety w miejscu pracy jest to, że najpierw osoba wyższa rangą powinna poznać rozmówcę, więc Koordynatora Zmiany najpierw przedstawimy Kierownikowi Działu, Dyrektora ds. Sprzedaży przedstawiamy Prezesowi Firmy, Sekretarza sądowego przedstawiamy Sędziemu. W przypadku dwóch osób na tym samym stanowisku możemy pozwolić sobie na pewną dowolność – możemy przedstawić najpierw osobę, którą znamy dużej lub zastosować zasadę savoir – vivre towarzyskiego, czyli przedstawić mężczyznę kobiecie. Gdy do firmy zawita Klient, staje się on naszym gościem, więc przedstawiamy go Dyrektorowi.
Etykieta o kolejności przedstawiania – kluczowe reguły na przyjęciu / spotkaniu biznesowym
Osobę wchodzącą do pomieszczenia przedstawiamy obecnym gościom. Wyjątkiem od tej reguły jest gość honorowy, który przychodzi na przyjęcie jako ostatni i to jemu przedstawiani są pozostali uczestnicy spotkania. Jako gospodarze spotkania, osobę bez partnera/partnerki przedstawiamy parze osób, zaś osobę nieznaną publicznie – osobie powszechnie znanej. Istnieje również stary zwyczaj, który mówi, że mężczyzna przedstawia swoją małżonkę zwierzchnikowi, jednak ta reguła jest stosowana niezwykle rzadko, raczej w bardziej konserwatywnym środowisku.
Pamiętajmy, że nie chcemy narzucać się nikomu, chcemy jedynie dać wstępnie poznać stanowisko i doświadczenie, które będzie fundamentem do budowania dalszych relacji biznesowych, dlatego polecam przygotować się, a podczas prezentacji upewnić się, że obie strony są chętne do komunikacji między sobą.
Autorką tekstu jest Joanna Jagielska, z wykształcenia logistyk z wieloletnim doświadczeniem w korporacji. Aktualnie studiuje prawo i pracuje w sądzie rejonowym. Posiada certyfikat z kursu w zakresie Etykiety w Biznesie, Savoir-Vivre oraz Protokołu Dyplomatycznego z Europejskiej Akademii Dyplomacji. Więcej na Instagramie: https://www.instagram.com/joanna_jagielska_/
Cytat użyty w tekście pochodzi z: „Etykieta w biznesie” A. Jarczyński, wyd. Helion, 2015, wydanie II.
