Błąd na wstępie
Świadomość ludzka jest coraz większa, niesamowicie często jednak spotykam się z pewnym faux pas w mailach i smsach służbowych: słowem „Witam” na początku wiadomości. Powitanie to powinność czyniona przez gospodarza, który wita przybyłych gości, a więc nie ma absolutnie nic wspólnego z korespondencją służbową, zaś nieprawidłowo użyte, może być również odebrane jako oznaka wyższości. Wiadomość mailową najlepiej zacząć więc od neutralnego „Dzień dobry”. Widuję również w mailach zwrot „Szanowna Pani/Szanowny Panie”, co nie jest błędem, jednak osobiście uważam, że warto wiedzieć z kim się koresponduje, więc forma żeńska – ukośnik – forma męska, to nie jest najlepszy wybór. Jest to piękny zwrot grzecznościowy, ale wybierzmy jedną z tych dwóch dostępnych form i odpowiednio ją zastosujmy. Na końcu zwrotu powitalnego stawiamy przecinek lub wykrzyknik.
Stopka
Skoro jesteśmy przy temacie poczty elektronicznej, warto wspomnieć o stopce, która pełni funkcję naszej wirtualnej wizytówki (a jak bardzo ważną i kluczową rolę pełni wizytówka w relacjach biznesowych opisałam w poprzednim artykule). Zasada Corporate Identity, czyli identyfikacji wizualnej zaleca, aby pracownicy firmy mieli ustandaryzowaną, jednakową stopkę, zawierającą imię, nazwisko, stanowisko, numer telefonu, dane adresowe firmy oraz adres strony internetowej. W stopce umieszczajmy tylko najważniejsze informacje – tak jak miało to miejsce w przypadku papierowej formy wizytówki oraz nie zapomnijmy o zwrocie grzecznościowym, jak na przykład „Z poważaniem”, „Z wyrazami szacunku”.
Rozmowy telefoniczne
W kwestii połączeń telefonicznych chciałabym zaznaczyć jedną, niesamowicie ważną zasadę. Zdarza się, że połączenie zostaje z przyczyn technicznych zerwane w trakcie rozmowy telefonicznej. Wtedy należy pamiętać, że ponowne połączenie inicjuje osoba, która wykonała pierwsze połączenie (to, które zostało uprzednio przerwane). Unika się wtedy niezręcznej sytuacji, gdy po przerwaniu rozmowy obie strony próbują bezskutecznie się do siebie nawzajem dodzwonić w tym samym czasie.
Wiadomości tekstowe SMS
Do niedawna mówiło się, że SMS, to najmniej formalny i raczej niepolecany sposób komunikacji w biznesie, jednak ostatnie lata zweryfikowały ten stan rzeczy na korzyść szybkich wiadomości tekstowych. W przypadku SMS obowiązuje podobna zasada jak przy wiadomości email: warto pierwszą z wiadomości rozpocząć zwrotem „Dzień dobry”, aby pomimo mało formalnego charakteru wiadomości, utrzymać profesjonalny biznesowy savoir-vivre. Naturalnie podczas wymiany kilku wiadomości z jedną osobą nie musimy każdorazowo pisać zwrotów grzecznościowych – wystarczy zawrzeć je w pierwszej i ostatniej wiadomości, aby okazać grzeczność i szacunek, a nie sztuczność.
Kiedy w ten sposób się kontaktować?
Polecam jednak zachować ten sposób komunikacji na czas, gdy osoba wyższa rangą jest świadoma już naszego profesjonalizmu, a nasze relacje z osobą, z którą się w kontaktujemy są już ustabilizowane. Jeśli jednak komunikujemy się ze współpracownikiem na podobnym stanowisku co my, nie musimy zachowywać formalnego i oficjalnego charakteru wiadomości i nie jest to błędem.
Netykieta
Niektórzy traktują zasady netykiety jako przesadne formalizowanie sposobu komunikacji, jednak treści wiadomości e-mail lub SMS są traktowane tak samo jak słowa wypowiadane podczas rozmowy twarzą w twarz. Powinny więc oddawać szacunek i być obrazem kultury i profesjonalizmu, dlatego warto pamiętać o zachowaniu ostrożności w tym zakresie. To, że używamy Internetu lub telefonu do komunikacji w pracy nie oznacza, że zwolnieni jesteśmy z zachowania zasad etykiety i profesjonalnego podejścia do naszego rozmówcy.
Autorką tekstu jest Joanna Jagielska, z wykształcenia logistyk z wieloletnim doświadczeniem w korporacji. Aktualnie studiuje prawo i pracuje w sądzie rejonowym. Posiada certyfikat z kursu w zakresie Etykiety w Biznesie, Savoir-Vivre oraz Protokołu Dyplomatycznego z Europejskiej Akademii Dyplomacji. Więcej na Instagramie: https://www.instagram.com/joanna_jagielska_/
