Wniosek CEIDG-1
Podstawowym dokumentem, który jest konieczny do założenia działalności gospodarczej, jest wniosek CEIDG-1, czyli wniosek o wpis do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej. Służy on rejestracji jednoosobowej działalności gospodarczej lub świadczenia usług w zakresie samozatrudnienia. Wniosek wraz z załącznikami można złożyć osobiście, listownie lub przez pełnomocnika – jednak w tym przypadku konieczne jest notarialne poświadczenie podpisu w dowolnie wybranym urzędzie miasta lub gminy. Istnieje także możliwość jego złożenia w formie elektronicznej z wykorzystaniem podpisu przez profil zaufany lub kwalifikowanego podpisu elektronicznego. We wniosku CEIDG-1 określa się między innymi:
- nazwę firmy, która w przypadku jednoosobowej działalności musi zawierać imię i nazwisko przedsiębiorcy;
- datę rozpoczęcia działalności – jeśli mamy prawo do „małego ZUS-u” lub „Ulgi na start” należy pamiętać, że firmę warto założyć w pierwszych dniach miesiąca, ale nie pierwszego dnia miesiąca, aby wydłużyć możliwość korzystania z niższych składek ZUS;
- adres prowadzenia działalności;
- dane do ubezpieczenia (KRUS, ZUS, za granicą);
- rodzaj działalności – w tym celu utworzona została Polska Klasyfikacja Działalności (PKD), która zawiera spis czynności, jakie może wykonywać przedsiębiorstwo. Do formularza CEIDG wpisuje się numery wybranych czynności i nie obowiązuje tu żaden ich limit. Aby precyzyjnie wybrać kody PKD można je sprawdzić na serwisie informacyjno-usługowym dla przedsiębiorcy.
- formę opodatkowania firmy. Aktualnie do wyboru są cztery formy opodatkowania dochodów z działalności gospodarczej:
1. Skala podatkowa (zasady ogólne),
2. Podatek liniowy,
3. Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych,
4. Karta podatkowa – od 2022 roku mogą korzystać tylko ci podatnicy, którzy kontynuują opodatkowanie w tej formie -czyli byli już opodatkowani w ten sposób w 2021 roku. Dlatego jeśli dopiero zakładamy działalność, nie możemy wybrać karty podatkowej; - kto będzie prowadził dokumentację finansową firmy – czyli czy biuro księgowe czy będzie to samodzielne prowadzenie dokumentacji;
- rachunek bankowy związany z działalnością, jednak może to być także prywatny rachunek przedsiębiorcy.
W ZUS lub KRUS przedsiębiorca zgłaszany jest jako płatnik składek, natomiast musi jeszcze dokonać zgłoszenia siebie – jako osoby ubezpieczonej.
Jeśli przedsiębiorca podlega pod ubezpieczenia w KRUS oraz ma prawo i chce je kontynuować, to wówczas zaznacza odpowiednie dane na druku. W przypadku ubezpieczenia w ZUS trzeba złożyć dodatkowy dokument, który można dołączyć do druku CEIDG-1. Załącznikiem może być druk:
- ZUS ZZA – składamy, gdy przedsiębiorca ma inny tytuł do ubezpieczenia, np. umowę o pracę i z działalności opłaca tylko składkę zdrowotną lub gdy przedsiębiorca ma prawo do małego ZUS albo gdy przedsiębiorca korzysta z ulgi na start;
- ZUS ZUA – składamy, gdy z działalności będą opłacane wszystkie składki tj. zdrowotna i społeczne;
- ZUS ZCNA – składamy, gdy chcemy zgłosić członka rodziny, np. dziecko, małżonka wyłącznie do ubezpieczenia zdrowotnego.
I jeszcze Value Added Tax.
Na koniec został jeszcze jeden druk VAT-R. Podobnie jak formularz zgłoszeniowy do ZUS, VAT-R również możemy dołączyć składając nasz wniosek rejestracyjny. VAT-R musi być złożony w przypadku osób, które zgłaszają się do VAT (obowiązkowo lub dobrowolnie), natomiast podatnicy zwolnieni z VAT nie muszą go składać.
Ponadto VAT-R jest drukiem służącym do zgłoszenia do VAT-UE, czyli wówczas, gdy przedsiębiorca sprzedaje lub nabywa towary i usługi z krajów Unii Europejskiej. Zgłoszenie do VAT-UE oznacza, że polski przedsiębiorca przed NIP-em będzie miał przedrostek PL i za granicą będzie identyfikowany jako przedsiębiorca.
Należy także pamiętać, że rejestrując firmę nie posiadamy jeszcze nadanego numeru NIP. A po jego otrzymaniu nie trzeba aktualizować danych w systemie CEIDG, – pojawi się on tam bowiem automatycznie.
4 formy opodatkowania działalności gospodarczej
Zakładając własną działalność gospodarczą, musimy w trakcie jej rejestracji wskazać formę opodatkowania. Wybór należy do przedsiębiorcy, który w tej kwestii powinien kierować się nie tylko rachunkiem ekonomicznym, ale również rodzajem działalności, którą zamierza prowadzić. Polskie prawo dopuszcza w tym zakresie cztery możliwe do wyboru warianty:
- Skala podatkowa
Skala podatkowa jest podstawową i najczęściej wybieraną formą opodatkowania, polegającą na opodatkowaniu dochodu:
DOCHÓD = PRZYCHÓD – KOSZTY UZYSKANIA PRZYCHODU
Podatek stanowi:
- do 120.000 zł ― 12% dochodu minus kwota zmniejszająca podatek
- ponad 120.000 zł ― 15.300 zł + 32% dochodu ponad 120.000 zł
- Podatek liniowy
Podatek liniowy jest formą opodatkowania dochodu jedną stawką podatku wynoszącą 19% bez względu na wysokość tego dochodu.
Ta forma opodatkowania wiąże się z obowiązkiem prowadzenia księgi przychodów i rozchodów.
Zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych należy wpłacać w okresach miesięcznych lub kwartalnych do 20. dnia miesiąca następującego po okresie rozliczeniowym na mikrorachunek właściwego urzędu skarbowego. Po zakończeniu roku podatkowego podatnik do 30. kwietnia następnego roku składa w urzędzie skarbowym zeznanie roczne PIT-36L.
- Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych
Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych jest formą opodatkowania, w której przedsiębiorca nie ma możliwości pomniejszenia przychodów o poniesione koszty.
W zależności od rodzaju wykonywanej działalności obowiązują tu także różne stawki ryczałtu. Limity kwotowe dotyczące osiąganych przychodów powodują, że nie każdy przedsiębiorca może skorzystać z tej formy opodatkowania.
Dodatkowo art. 8 ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym stanowi katalog działalności bezwzględnie wyłączonych z możliwości skorzystania z tej formy opodatkowania.
Zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych należy wpłacać w okresach miesięcznych lub kwartalnych do 20. dnia miesiąca następującego po okresie rozliczeniowym na mikrorachunek właściwego urzędu skarbowego. Jednak zaliczkę za grudzień podatnik może wpłacić przed upływem terminu dla złożenia zeznania PIT-28, czyli do końca lutego roku następującego, którego dotyczy zeznanie.
- Karta podatkowa
Karta podatkowa jest formą opodatkowania adresowaną wyłącznie do przedsiębiorców, którzy prowadzą rodzaj działalności ujęty w art. 23 ust. 1 ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym. Nie nakłada ona na przedsiębiorców obowiązku prowadzenia ksiąg przychodów i rozchodów. Zobowiązani są oni jednak do opłacania podatku do 7. dnia następnego miesiąca za miesiąc poprzedni oraz w terminie do 31 stycznia – do złożenia zeznania rocznego PIT-16A za rok poprzedni.
Co ważne, w ramach Polskiego Ładu, od stycznia 2022 ta forma opodatkowania została zlikwidowana dla podatników, którzy planowali zmianę formy opodatkowania lub rozpoczęcie działalności.
Jest to jednoznaczne z tym, iż w 2022 roku możliwość płacenia karty podatkowej uzyskali tylko przedsiębiorcy, opłacający ją w roku 2021.
NIE ZAKŁADAJ FIRMY PIERWSZEGO DNIA MIESIĄCA
Zakładając firmę nie zawsze ma się świadomość tego, co jest wtedy ważne i na co szczególnie trzeba uważać. Niestety, takich kwestii przedsiębiorcy często dowiadują się dopiero w trakcie prowadzenia firmy – gdy jest już za późno. Dokładnie tak jest w przypadku zakładania firmy pierwszego dnia miesiąca.
Każdy przedsiębiorca musi opłacać składki ZUS, co wynika z przepisów. Nie może zrezygnować z ubezpieczenia lub wybrać innego ubezpieczyciela. Na szczęście, przepisy przewidują, że początkujący przedsiębiorca może płacić znacznie niższe składki – jest to tzw. „mały ZUS”. Mogą go opłacać przedsiębiorcy, którzy:
- nie prowadzili działalności w ciągu ostatnich 5 lat (którą zamknęli w tym okresie przed otworzeniem kolejnej),
- nie współpracują z byłym pracodawcą w zakresie pokrywającym się z poprzednimi obowiązkami na etacie.
„Mały ZUS” oznacza składki o ok. 600 zł niższe od „dużego ZUS-u”. Są to obniżone składki społeczne oraz brak obowiązku opłacania Funduszu Pracy. Składkę zdrowotną płaci się w standardowej wysokości. Prawo do tak obniżonych składek początkujący przedsiębiorca ma przez 24 pełne miesiące. Słowo „pełne” jest tutaj kluczowe.
Prawo do „małego ZUS-u” zaczyna biegnąć począwszy od pierwszego dnia pierwszego pełnego miesiąca prowadzenia firmy. Jeśli ten pierwszy miesiąc jest niepełny, to za niego również płaci się mały ZUS, ale ten fakt w żaden sposób nie wpływa już na wspomniane 24 pełne miesiąca. Z tego powodu prawo do „małego ZUS-u” może trwać dłużej prawie o 1 miesiąc.
„Ulga na start” zwalnia z płacenia składek na ubezpieczenie społeczne przez sześć pełnych miesięcy od rozpoczęcia działalności. I tak:
- jeżeli rozpoczynamy działalność w trakcie miesiąca, nie wliczamy tego miesiąca do 6 miesięcy, w trakcie których możemy korzystać z „Ulgi na start”;
- jeśli działalność rozpoczynamy pierwszego dnia miesiąca, ten miesiąc wliczamy do 6 miesięcy, w których możemy korzystać z ulgi.
Jak widać, ten jeden dzień może zdecydować o tym, że „mały ZUS” trwa aż o prawie cały miesiąc dłużej. Oczywiście, zamiast 2 lutego, mógłby to być 12 lutego, czy też 21 lutego. Wtedy również zysk byłby nadal zauważalny, aczkolwiek nieco mniejszy.
Zdecyduj, jaki adres firmy podasz w rejestrze.
Swoją firmę możemy prowadzić w jednym lub wielu stałych miejscach, na przykład w punkcie usługowym, w biurze, w biurze wirtualnym lub coworkingowym, we własnym mieszkaniu albo bez stałego adresu czy mobilnie, na przykład, jeżeli wykonujemy usługi u klienta. Mamy w tym zakresie pełną dowolność.
Zakładając firmę należy wskazać:
- adres do doręczeń, czyli miejsce, w którym będziemy odbierać korespondencję dotyczącą naszej działalności gospodarczej;
- adres stałego miejsca wykonywania działalności gospodarczej, jeżeli prowadzimy działalność w stałym miejscu;
- dodatkowe stałe miejsca, w których działamy, jeżeli poza stałym miejscem prowadzimy na przykład filie, odziały, magazyny czy punkty przyjmowania zleceń;
- istnieje wybór opcji „brak stałego miejsca wykonywania działalności gospodarczej”, jeżeli nie prowadzimy działalności w stałym miejscu.
Dodatkowym dokumentem przy wskazywaniu adresu firmy jest wykazanie tytułu prawnego do każdej nieruchomości, której adres zgłaszamy do CEIDG. Tytułem prawnym do nieruchomości może być:
- prawo własności (współwłasności) nieruchomości lub lokalu mieszkalnego;
- prawo użytkowania wieczystego gruntu wraz z prawem własności budynków;
- spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu;
- dzierżawa;
- najem;
- użyczenie.
Fantazyjna nazwa firmy? Czy można zaszaleć?
Każdy przedsiębiorca działa pod firmą. I choć „firma” to określenie, którego zwykle używa się jako synonim prowadzonego biznesu czy działalności gospodarczej, to w rozumieniu prawnym jest to oznaczenie, pod jakim działa przedsiębiorca.
I tak zgodnie z kodeksem cywilnym firma osoby fizycznej prowadzącej jednoosobową działalność gospodarczą to jej imię i nazwisko. Nie wyklucza to jednak możliwości włączenia do firmy określeń wskazujących na przedmiot działalności, miejsce jej prowadzenia czy dodania innych wyrazów.
Załóżmy na przykład, że Róża Nowak zamierza poprowadzić biznes kwiatowy. Może zarejestrować swoją firmę po prostu jako „Róża Nowak”, uzupełnić o słowa nawiązujące do charakteru jej działalności na przykład „Róża Nowak Kwiaciarnia” czy też wprowadzić zupełnie fantazyjną nazwę – „Róża Nowak Różany Zakątek”.
To, czego natomiast pani Nowak na pewno nie będzie mogła zrobić, to zarejestrować firmy jako sam „Różany Zakątek”. W końcu imię i nazwisko to obowiązkowy element firmy przedsiębiorcy z JDG. Nie oznacza to jednak, że będzie musiała umieścić nad swoją kwiaciarnią szyld, w którym znajdzie się jej imię i nazwisko i zawsze posługiwać się właśnie taką nazwą. Przy rejestracji w CEIDG można bowiem podać także nazwę skróconą. A ta nie musi już zawierać imienia i nazwiska. Nazwę skróconą może zamieszczać m.in. na ulotkach czy pieczątkach, ale już nie na ważnych dokumentach. Będzie ona niewystarczająca, np. przy wystawianiu faktur czy zawieraniu umów.
Jak więc założyć firmę?
Mimo wielu wprowadzanych udogodnień, założenie działalności gospodarczej wymaga dopełnienia wielu formalności. Większość z nich można dokonać przez www.biznes.gov.pl
W pierwszej kolejności należy uzyskać wpis do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej poprzez wypełnienie formularza CEIDG-1 (o czym wspomniano powyżej). Co więcej, wszelkie zmiany danych firmy, jakie nastąpią w przyszłości, zgłasza się tym samym formularzem w ciągu 7 dni od zaistnienia tych zmian. Zmiany adresu, nazwy i inne również można z łatwością dokonywać przez www.biznes.gov.pl
Należy także pamiętać o składkach do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Przedsiębiorca w ZUS-ie posiada bowiem podwójną osobowość – występuje on zarówno jako płatnik, czyli osoba wpłacająca składki za siebie i swoich pracowników, jak i jako ubezpieczony, ponieważ korzysta z ubezpieczeń, np. służby zdrowia.
Warto wskazać, że co do zasady przedsiębiorcy mogą działać swobodnie. To znaczy, że nie potrzebują niczyjej zgody na prowadzenie konkretnej działalności. Czasami jednak, aby prowadzić biznes, należy mieć określone uprawnienia zawodowe posiadać określony sprzęt lub warunki lokalowe. Są też takie biznesy, które można prowadzić dopiero po uzyskaniu pozwolenia odpowiednich instytucji publicznych. W tych przypadkach niezbędna może być licencja, koncesja, zezwolenie lub wpis do rejestru działalności regulowanej. Jednakże starania o taki dokument można rozpocząć dopiero po zarejestrowaniu firmy.
Czy opłaca się założyć firmę?
Założenie jednoosobowej działalności gospodarczej nie wiąże się z opłatami administracyjnymi na starcie. Na początek trzeba będzie się jednak liczyć z dodatkowymi wydatkami – wynajęciem lokalu, zakupem sprzętu czy oprogramowania. Co jednak bardzo istotne, zakupy związane z prowadzoną przez nas działalnością będziemy mogli zaklasyfikować jako koszty, a ich część odliczyć od podatku, co może przynieść realne oszczędności.
Warto dodać, że jeśli planujemy otworzyć własną działalność gospodarczą, koniecznym jest zainteresowanie się dotacją na założenie firmy z powiatowego urzędu pracy.
Dotacja z urzędu pracy to w rzeczywistości bezzwrotne jednorazowe środki na podjęcie działalności gospodarczej. Otrzymujemy je w całości jednym przelewem i nie musimy ich zwracać, o ile nie złamiemy warunków umowy z urzędem (spokojnie, nie są one wygórowane). Co więcej, pieniądze z PUP wpływają na nasze konto stosunkowo szybko, a do tego „z góry”, czyli zanim zaczniemy dokonywać firmowych zakupów.
Oferty dofinansowania z poszczególnych PUP mogą różnić się pod względem, np. terminów naboru wniosków, zasad wydatkowania środków, czy też niektórych wymagań stawianych przed potencjalnymi beneficjentami. Warto zatem po szczegóły udać się do urzędu pracy właściwego ze względu na miejsce naszego stałego lub tymczasowego zameldowania.
O Autorce:
Beata Pawlak
Jestem adwokatem Izby Adwokackiej w Warszawie, mediatorem w Centrum Mediacji przy Naczelnej Radzie Adwokackiej, członkinią Włocławskiego Towarzystwa Naukowego, a także mentorką w Fundacji Women in Law. Na co dzień prowadzę własną kancelarię adwokacką pawlak-adwokat.pl. Chcąc podzielić się swoją wiedzą i doświadczeniem piszę bloga prawniczego pod nazwą Prawo Beaty. Specjalizuję się w prawie rodzinnym, karnym oraz cywilnym. Ponadto, wspieram i obsługuję małe firmy z ogromnym potencjałem i innowacyjnym spojrzeniem na biznes. Z zamiłowania jestem pasjonatką podróży, wielbicielką narciarstwa, biegania oraz sportów wodnych.
