Pytania ogólne czy szczegółowe?
Przygotowując się do rozmowy z kandydatem do pracy, warto mieć świadomość, że nie każda rekrutacja będzie wymagała zastosowania takich samych środków. Podczas niektórych spotkań, gdy osobie rekrutującej zależy na tym, żeby uzyskać jak najwięcej informacji oraz zweryfikować już posiadane dane, wystarczy bazowanie na faktach chociażby poprzez prowadzenie wywiadu biograficznego. W takiej sytuacji, aby otrzymać potrzebne odpowiedzi, najlepiej przygotować pytania ogólne oraz szczegółowe. Może to być także standaryzowany kwestionariusz osobowy, umożliwiający porównanie poszczególnych uczestników rekrutacji. W niektórych profesjach natomiast w czasie procesu rekrutacji kluczowe będzie ustalenie, czy potencjalny pracownik posiada wiedzę potrzebną do wykonywania swoich przyszłych zadań zawodowych. Tę kwestię można zweryfikować poprzez odpowiednie merytoryczne pytania czy też testy wiedzy.
Kiedy wywiad sytuacyjny?
Jeżeli jednak prowadzący spotkanie chce sprawdzić, jak dana osoba radzi sobie z kluczowymi wyzwaniami i problemami często spotykanymi w pracy na stanowisku, o które się ubiega, lepiej przeprowadzić wywiad sytuacyjny. Wówczas przed rozmową warto przygotować zadania, które skłonią do przedstawienia scenariuszy postępowania w określonych sytuacjach. Mogą do tego służyć np. bezpośrednie pytania typu: „Co zrobiłby pan, jeżeli…?”, „Jak zachowa się pan w sytuacji…?”. – Najlepiej opracować opisy i wskaźniki kompetencji, które nas interesują, a następnie stworzyć zadania i scenki, które pomogą nam sprawdzić umiejętności potencjalnych pracowników. Możemy poprosić ich np. o przeprowadzenie transakcji sprzedaży czy wykonanie określonej czynności na komputerze – mówi Paulina Popławska-Klekotko, starszy konsultant ds. rekrutacji z firmy szkoleniowo-doradczej Integra Consulting Poland.
Nie rozmawiaj w bufecie
Poza przygotowaniem merytorycznym do prowadzenia spotkania rekrutacyjnego, dobrze zadbać też o kwestie organizacyjne. – Na przebieg rozmowy duży wpływ mają chociażby wybór pomieszczenia, w którym się ona odbędzie. Powinno być ono odosobnione od obszarów ogólnych. Miejsca przeznaczone do większych zgromadzeń, jak np. stołówka czy klub raczej się nie sprawdzą. Najlepiej, aby przestrzeń stwarzała spokojną atmosferę bezpieczeństwa i komfortu psychicznego. Takie zadbanie o prywatność sprzyja spokojnej, otwartej i rzeczowej rozmowie – mówi Paulina Popławska-Klekotko. – Ważne, żeby zastanowić się też nad wyborem prowadzących spotkanie. Czy na pewno niezbędny jest udział w nim aż czterech przedstawicieli firmy? Tak wiele osób spowoduje wrażenie biurokracji, a i trzy w takim kontekście stanowią już tłum. Rozważmy więc włączenie niektórych osób w proces rekrutacji dopiero na jej kolejnych etapach – dodaje.
CZYTAJ TAKŻE: Z nimi nie lubimy pracować. 6 typów toksycznych pracowników!
Stwórz harmonogram rozmów
Aby dobrze zaplanować harmonogram rozmów, trzeba oszacować, ile rzeczywiście czasu jest potrzebne na każdą z nich. Warto wliczyć w to chwilę niezbędną na sporządzenie notatek, a także zastanowienie się nad kolejną (powinno to być minimum 10 minut). Wówczas łatwiej będzie określić, ile spotkań można przeprowadzić jednego dnia. Dobrze ustalić również, gdzie kandydaci mają się zgłaszać. Ważne jest także czy, a jeśli tak, to w jakim zakresie, firma będzie refundowała koszty np. dojazdu i noclegu osobom spoza miasta. – Te informacje trzeba w przejrzysty sposób przekazać potencjalnym pracownikom. Kiedy już zaprosimy ich na rozmowę, upewnijmy się, że wiedzą, kiedy, gdzie i do kogo powinni się zgłosić. A także jak długo orientacyjnie potrwa spotkanie – podpowiada Paulina Popławska-Klekotko. Warto załączyć też mapę, trasę autobusową, informacje o parkingach itp. Dobrze jest też poinformować, jakie dokumenty, dyplomy czy próbki prac należy ze sobą przynieść, jeśli jest to niezbędne na danym etapie rekrutacji.
Pierwsze dobre wrażenie też jest ważne
– Odpowiednie przygotowanie rozmowy kwalifikacyjnej, a także przekazanie kandydatowi wszelkich pomocnych wskazówek organizacyjnych, pomaga osobie rekrutującej w osiągnięciu założonego celu rozmowy. Pozwala również oszczędzić kandydatom niepotrzebnego stresu i wpływa na pozytywny odbiór firmy w ich oczach. To szczególnie istotne, biorąc pod uwagę to, że funkcjonujemy obecnie na rynku pracowników – podsumowuje Popławska-Klekotko.
