Sukces Pisany Szminką platforma pierwszego wyboru dla kobiet

Portal wiedzy i najnowsze trendy ze świata biznesu, start-upów, finansów oraz kobiecej przedsiębiorczości

Poradnik przedsiębiorcy: Księgowa zatrudniona w firmie czy outsourcing księgowości? Ekspert wyjaśnia, które rozwiązania bardziej się opłaca.

Poradnik przedsiębiorcy: Księgowa zatrudniona w firmie czy outsourcing księgowości? Ekspert wyjaśnia, które rozwiązania bardziej się opłaca.

outsourcing księgowości
Business image created by Pressfoto - Freepik.com

 

Mało kto prowadząc i rozwijając firmę ma czas i chęć, by zajmować się osobiście księgowością. Jedni wolą zatrudnić kogoś na stałe. Inni decydują się na firmę zewnętrzną. Oto cztery powody, dla których to drugie rozwiązanie może być korzystniejsze.

Księgowość stanowi jeden z najważniejszych elementów funkcjonowania każdej firmy. Dobrze prowadzona pozwala na bieżącą kontrolę kondycji finansowej przedsiębiorstwa, a także monitorowanie przepływów pieniężnych. Przedsiębiorcy często szukają różnych rozwiązań na prowadzenie księgowości. Jednym ze sposobów na zarządzanie budżetem firmowym, coraz częściej jest przekazanie działań firmie specjalizującej się w księgowości. Dlaczego warto nawiązać taką współpracę?

Powód pierwszy: To oszczędność!

Zatrudnienie specjalisty ds. księgowości to dodatkowe koszty dla przedsiębiorstwa. Pierwsze są związane z procesem rekrutacji, a także przeszkoleniem nowego pracownika. W drugiej kolejności należy zadbać nie tylko o wydzielenie przestrzeni i sprzętu biurowego, opłacenie składek, ale również stałą pensję. Warto pamiętać, że podczas nieobecności pracownika należy również zatroszczyć się o zastępstwo, co niesie za sobą kolejne koszty.
Zarządzanie księgowością to także konieczność zakupu odpowiedniego oprogramowania, zgodnego z przyjętymi normami, które umożliwi sprawne prowadzenie działań. Koszty w tym przypadku nie są jednorazowe. Aktualnie na popularności zyskują abonamenty, w ramach których możliwy jest dostęp do odpowiednich programów, jednak każdy wiąże się z dodatkowymi kosztami. Przekazanie działań związanych z prowadzeniem księgowości firmie zewnętrznej stanowi więc dobre rozwiązanie dla przedsiębiorcy, ponieważ w takim przypadku ponosi on koszty tylko za usługę, które są niższe.

Powód drugi: Pomaga ci ekspert

Przedsiębiorstwa, które decydują się na prowadzenie księgowości przez firmę zewnętrzną mogą przede wszystkim liczyć na pomoc eksperta. Pracownicy w firmach specjalizujących się w księgowości mają duże doświadczenie, które zdobywają współpracując przy różnych projektach. Śledzą rynek, dzięki czemu są na bieżąco, orientują się we wszystkich aspektach prawnych, a także potrafią szybko reagować na zmiany. Eksperci z zewnętrznych firm bardzo dobrze orientują się w przepisach, są również wsparciem w zakresie kwestii regulacyjnych. Specjalizują się nie tylko w księgowości, ale w całych procesach księgowych – ustawiają je optymalnie, wdrażają procedury, które mają na celu zapewnienie prawidłowości rozliczeń z władzami skarbowymi.

Dzięki ich działaniom rośnie wiarygodność, terminowość i zgodność ze stanem faktycznym informacji na temat finansów firmy. Profesjonalizm dotyczy również raportowania. Osoby, które zajmują się prowadzeniem księgowości, często swoje doświadczenie zawdzięczają pracy w dużych firmach. Zajmowały się systemami raportowania, dzięki czemu są w stanie w taki sposób ustawić raportowanie, aby rozwijająca się firma uzyskiwała wszystkie niezbędne informacje. Dlatego decydując się na taką współpracę warto postawić na doświadczony zespół. Wówczas właściciele zarówno tych małych, jak i większych firm, nie muszą martwić się o monitorowanie działań.

Powód trzeci: Więcej możliwości

Outsourcing może dotyczyć wszystkich procesów, które są uważane przez firmę za niestanowiące podstawę jej działalności. W każdym przedsiębiorstwie takich procesów jest wiele a zaliczyć do nich można m.in.: dokonywanie płatności, zarządzanie płynnością czy ściąganie należności. Takie działania pochłaniają czas kierownictwa, a nie prowadzą do tego, co w firmie jest najważniejsze czyli zwiększania sprzedaży, pracy nad produktem, utrzymywania relacji z klientami. Ściąganie należności, jest absolutnie kluczowe dla płynności firmy, ale często w firmach nie ma się kto tym zająć. Zadania z tym związane często są wykonywane przez osoby, które w danej chwili mają czas czyli czasami księgowe, czasami sprzedawcy, a czasami prezes. W efekcie – nikt nie kontroluje tego procesu, a klienci płacą w dowolnym terminie. Przerzucenie tego procesu na usługodawcę, wraz z wytyczeniem zasad, według których ten proces powinien przebiegać zapewni natychmiastową poprawę płynności firmy. Innym przykładem są skomplikowane, ale często poboczne procesy specyficzne w danej firmie.

Współpracowaliśmy z firmą, która generowała półroczne podsumowania współpracy z każdym klientem detalicznym, w celu utrzymania z nimi dobrych relacji. Ponieważ robili to ręcznie – zajmowało im to za każdym razem trzy dni robocze. Przejęliśmy ten proces wprowadzając wiele usprawnień. Wymyśliliśmy pewną automatyzację na podstawie danych zgromadzonych w systemie klienta i opracowaliśmy narzędzie generujące tą informację automatycznie. Teraz zajmuje nam to cztery godziny robocze – klient dostaje informacje dla klientów szybciej. Udało się to osiągnąć właśnie dzięki temu, że poświęciliśmy czas na optymalizację procesu, nad którym klient nigdy nie miał czasu się nawet zastanowić.

Po czwarte: Czas na dynamiczny rozwój

Outsourcing procesów jest dobrym rozwiązaniem dla przedsiębiorstw, które rozwijają się dynamicznie i nie chcą tracić czasu na kwestie administracyjne. Dzięki temu nie muszą na bieżąco śledzić zmian ani nadzorować obiegu dokumentów. Wszelkie aktywności związane z prowadzeniem księgowości, czy innym określonym procesem przejmuje na siebie firma zewnętrzna, która jest zobowiązana do przesyłania analiz oraz raportów z prowadzonych działań. Firmy nie tracą czasu na wykonywanie przelewów, fakturowanie lub ściąganie należności, dzięki czemu uwalniają czas i zasoby na sprzedaż lub rozwój produktu. Eksperci automatyzują to co możliwe, bazują na elektronicznej wymianie danych i stają się „zewnętrznym działem wewnętrznej księgowości”.

Dodatkową korzyścią dla firm jest pełna transparentność działań. Przedsiębiorca na każdym etapie może sprawdzić działania, a także uzyskać najważniejsze informacje. Takie instytucje w ramach świadczeń oferują często wsparcie nie tylko w działaniach związanych z księgowością, ale także chętnie doradzają w sprawach związanych z prawem czy podatkami.

Księgowość prowadzona w nieodpowiedni sposób to czynnik, który w pewnych sytuacjach może prowadzić do upadku biznesu. Dlatego przedsiębiorcy, którzy nie mają odpowiedniego przygotowania merytorycznego i doświadczenia w księgowości powinni rozważyć wsparcie profesjonalistów.

***

O autorze:

Wojciech Kryński jest ekspertem firmy Ground Frost, która oferuje wysoko wyspecjalizowane usługi z zakresu modelowania finansowego – w szczególności wycen przedsiębiorstw, wartości niematerialnych oraz instrumentów finansowych.

Komentarze

może cię zainteresować

Najnowsze wpisy wybrane specjalnie dla Ciebie

Sukces Pisany Szminką

Wspieramy i promujemy kobiety od 2008 roku.

Newsletter

Jesteś ciekawy, co u nas nowego?
Bądź na bieżąco, zapisz się do newslettera!

NEWSLETTER

Potrzebujesz jeszcze więcej motywacji, inspiracji i wiedzy?

Bądź na bieżąco i zapisz się do naszego newslettera!





Podanie przez Ciebie powyższych danych osobowych jest dobrowolne, ale niezbędne do korzystania z Newslettera.
Zapisując się wyrażasz zgodę na przesyłanie przez nas informacji o tematyce motywacyjnej, rozwoju osobistego, nowościach w serwisie oraz informacji handlowych.
Administratorem danych osobowych jest Fundacja Sukcesu Pisanego Szminką z siedzibą w Warszawie (00-012) przy ul. Podchorążych 75/77 lok. 2.
Zapoznaj się z naszą Polityką Prywatności, z której dowiesz się, jak chronimy Twoje dane.

Na tej stronie wykorzystujemy cookies. Uzyskujemy do nich dostęp w celach analitycznych oraz w celu zapewnienia prawidłowego działania strony. Jeżeli nie wyrażasz na to zgody, możesz zmienić ustawienia w swojej przeglądarce. Zobacz więcej w Polityce Prywatności.

The cookie settings on this website are set to "allow cookies" to give you the best browsing experience possible. If you continue to use this website without changing your cookie settings or you click "Accept" below then you are consenting to this.

Close