Lean Management to udoskonalanie pracy pracowników i angażowanie ich w proces zmian. Na czym polega „szczupłe” zarządzanie i jak wygląda w praktyce?
Lean Management często kojarzy się z usprawnianiem produkcji. To jednak w dużej mierze doskonalenie pracy pracowników i angażowanie ich w proces zmian. Na czym polega „szczupłe” zarządzanie, jak wygląda w praktyce i co daje firmie?
Często spotykamy menedżerów, którzy są świadomi, że tylko ciągły rozwój i otwartość na zmiany pozwala osiągać sukces. Nie ma jednak szans na realizację celów bez skutecznego działania, konsekwencji i samodyscypliny. Doświadczenie uczy, że wprowadzanie usprawnień małymi krokami jest o wiele bardziej skuteczne niż duże i nagłe zmiany.
Na czym polega „szczupły” biznes?
Metodyka Lean Management jest wykorzystywana w bardzo różnorodnych branżach, zarówno FMCG, jak i bankowości, medycynie, lotnictwie, meblarstwie i wielu innych. Stosowanie jej narzędzi na co dzień polega na obserwowaniu procesów, wykonywanej pracy i analizie poprzez zadawanie pytań:
- Jak ulepszyć oferowane produkty / usługi, aby jak najlepiej spełnić oczekiwania klientów?
- Jak zmniejszyć koszty wytwarzania produktów i usług?
- Co zmienić, by ułatwić pracę na poszczególnych etapach?
- W jaki sposób realizować zamówienia, żeby zajmowało to jak najmniej czasu i nakładów finansowych, ale nie odbijało się negatywnie na jakości produktów / usług?
Lean to również tworzenie właściwych systemów motywacyjnych, doskonalenie pracy pracowników i angażowanie ich w proces zmian oraz utwierdzanie w tym, że rozwój zarówno osobisty, jak i całego przedsiębiorstwa stanowi klucz do sukcesu i wewnętrznej satysfakcji. Warto zatem spędzać razem dużo czasu, wspólnie zmagać się z rozwiązywaniem problemów, idąc w kierunku jednej spójnej wizji i celu.
Nie bój się „odchudzania”
Część przedsiębiorców ma obawy przed wprowadzeniem w swojej firmie zmian opierających się na Lean Management, jednak coraz większa ich liczba przekonuje się, że warto ciągle się doskonalić. Od czego zacząć? Dobrym pomysłem jest wdrożenie 5S – jednego z podstawowych narzędzi tej metodyki zarządzania, które jest bezpośrednio związane z doskonaleniem kultury organizacyjnej, właściwą organizacją środowiska pracy i ustalaniem standardów. W systemie 5S wyodrębniamy 5 następujących po sobie kroków: Sortowanie, Systematyzacja, Sprzątanie, Standaryzacja, Samodyscyplina. Wdrożyliśmy je w naszym biurze i nie mogliśmy uwierzyć, że sama eliminacja zbędnych przedmiotów zwiększyła naszą wolną przestrzeń o 40%. Jak tego dokonać?
Często początkowe podejście członków zespołu, których chcemy zaangażować we wprowadzanie udoskonaleń, jest dalekie od entuzjazmu. Wdrażanie 5S warto poprzedzić więc dokładnym poinformowaniem ich o tym, co, jak i kiedy będzie się działo w związku z tym procesem. Po takiej kampanii informacyjnej możemy przejść do dalszych działań. W naszym biurze zaczęliśmy od selekcji wszystkich materiałów i przedmiotów w wybranych pomieszczeniach. Usunęliśmy te zbędne i nieaktualne, a resztę posegregowaliśmy według kategorii i zwizualizowaliśmy sposób korzystania z nich w formie standardu z instrukcjami. Wszystkie szafy i półki zostały opisane tak, by każdy w sposób łatwy i szybki mógł z nich skorzystać i bez problemu znaleźć to, czego potrzebuje.
Dlaczego warto?
Najważniejszym efektem wdrożenia 5S w naszym biurze nie jest jednak zwiększenie przestrzeni do zagospodarowania, a podniesienie wydajności naszej codziennej pracy. To nie koniec, bo w myśl Kaizen cały czas usprawniamy nasze działania i nie zamierzamy przestać. Stosowanie założeń Lean w praktyce przynosi firmom wiele korzyści, niezależnie od branży. Zwiększa efektywność pracy przy zminimalizowaniu nakładów na każdym etapie wytwarzania produktu lub usługi, a ich zgodność z oczekiwaniami klientów przekłada się na ich satysfakcję. Lean Management poprawia też komunikację wewnątrz firmy, dzięki czemu zwiększa się zaangażowanie pracowników w proces zmian i doskonalenia, co z kolei wpływa na wzrost ich motywacji. „Szczupłe” zarządzanie pomaga też w prowadzeniu firmy – skraca czas podejmowania decyzji, a ciągłe doskonalenie organizacji sprawia, iż przedsiębiorstwo staje się bardziej konkurencyjne na rynku.
Do doskonałości można dążyć w zasadzie bez końca i różnymi sposobami. W tym kontekście warto rozważyć korzyści, jakie niesie za sobą stosowanie założeń Lean w praktyce. Zapraszamy do nas po szczegóły, jak to zrobić w swojej firmie.
O autorce:
Romana Kruk, psycholog, specjalista ds. HR, obecnie Project Manager w firmie doradczo-szkoleniowej szkoleniowej Integra Consulting Poland. Posiada doświadczenie w koordynacji projektów z zakresu HR dotyczących m.in. rekrutacji, wprowadzania nowych pracowników do organizacji, exit interview, poprawy komunikacji czy wspierania zmian organizacyjnych. Jej pasją jest psychologia sportu. Dzięki pracy z zawodnikami i trenerami oraz znajomości mechanizmów gier zespołowych i indywidualnego mistrzostwa, lepiej rozumie zmiany zachodzące w biznesie.
